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2007 Bemerkungen Nr. 67 - Mehr Informations- und Beratungsangebote für die Optimierung von Geschäftsprozessen in der Bundesverwaltung

Das Bundesministerium des Innern (Bundesministerium) ist den Empfehlungen des Bundesrechnungshofes gefolgt und hat die Informations- und Beratungsangebote zur Analyse und Optimierung von Verwaltungsabläufen (Geschäftsprozesse) für die Bundesbehörden wesentlich ausgebaut. Mit diesen Hilfen können die Bundesbehörden ihre Geschäftsprozesse untersuchen und wirtschaftlich gestalten. So können mittelfristig erhebliche Einsparungen bei Personal und Sachmitteln erzielt werden.
22.11.2007

Bis Mitte 2007 untersuchte der Bundesrechnungshof 30 Geschäftsprozesse in 21 Bundesbehörden nahezu aller Geschäftsbereiche. Dabei stellte er eine Vielzahl von Mängeln fest. Er fand u. a. unnötige Arbeitsschritte, fehlende Standards für Verwaltungsabläufe und Arbeitsergebnisse, zu lange Durchlaufzeiten der Verwaltungsvorgänge, mangelnde Automatisierung, ungenügende Kenntnis der Kundenwünsche und unzureichende Qualität von Arbeitsergebnissen. Neue IT-Systeme zur Unterstützung von Geschäftsprozessen wurden vielfach eingeführt, ohne die Geschäftsprozesse vorher zu optimieren. Die Beseitigung derartiger Defizite, die auch für viele andere Prozesse der Verwaltung anzunehmen sind, dürfte bundesweit mittelfristig zu erheblichen Einsparungen führen.

 

Die Bundesverwaltung muss daher der Analyse und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse mehr Beachtung schenken und dazu die notwendigen Informationen und Beratungen erhalten. Der Bundesrechnungshof hat dem für die Organisation in der gesamten Bundesverwaltung zuständigen Bundesministerium u. a. empfohlen,

  • in das neue Organisationshandbuch der Bundesverwaltung die Themen Geschäftsprozesse, Geschäftsprozessanalysen und -optimierung aufzunehmen,
  • umfassende und aktuelle Informationen zur Methode der Geschäftsprozessanalyse sowie einen umfangreichen, vom Bundesrechnungshof entwickelten Schwachstellenkataloges im Intranet des Bundes bereitzustellen,
  • die Bundesverwaltung durch qualifiziertes Beratungspersonal des Bundesverwaltungsamtes zu unterstützen und
  • sicherzustellen, dass vor der Einführung neuer IT-Systeme die jeweiligen Geschäftsprozesse analysiert und optimiert werden.

 

Das Bundesministerium hat die empfohlenen Maßnahmen u. a. im Regierungsprogramm „Zukunftsorientierte Verwaltung durch Innovationen“, aufgegriffen und vielfach bereits umgesetzt. Der Bundesrechnungshof erwartet, dass die Bundesverwaltung auf dieser Grundlage ihre Geschäftsprozesse optimiert und so für wirtschaftliches Verwaltungshandeln sorgt. Er wird die weitere Entwicklung beobachten.

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