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2012 Bemerkungen Nr. 35 "Mangelnde Steuerung der elektronischen Archivierung von Rentenakten kostet die Deutsche Rentenversicherung Bund Millionen"

Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat Abläufe und Verantwortlichkeiten für die elektronische Archivierung eines Teils ihrer Rentenakten nicht oder zu spät festgelegt: Der Vorstand der Deutschen Rentenversicherung Bund beschloss im Oktober 2006, vier Millionen Rentenakten elektronisch zu archivieren. Denn diese Akten lagerten in einem Archivgebäude, dessen Grundstück die DRV Bund anderweitig verwenden wollte. Da sich der Projektbeginn verzögerte und das Archivgebäude nicht mehr genutzt werden konnte, musste die Deutsche Rentenversicherung Bund ein weiteres Gebäude mieten, um die Rentenakten länger zu lagern. Dies verursacht zusätzliche Ausgaben von 1,7 Mio. Euro im Jahr.
13.11.2012

Im Oktober 2006 beschloss der Vorstand der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund), vier Millionen Rentenakten – das entspricht einem Drittel ihres Bestands – elektronisch zu archivieren. Denn das Grundstück, auf dem das sanierungsbedürftige Archivgebäude mit den Akten stand, wollte die DRV Bund anderweitig verwenden. Die elektronische Archivierung sollte Personal vornehmen, das die DRV Bund im Überhang hatte und das kurzfristig nicht abgebaut werden konnte. Die DRV Bund ging deshalb davon aus, dass das Projekt haushaltsneutral durchgeführt werden könne.

Die DRV Bund wollte zur selben Zeit eine elektronische Vorgangsbearbeitung einführen. Diese sollte später auch auf den Rentenbereich ausgedehnt werden. Deshalb musste sie zahlreiche grundsätzliche Entscheidungen treffen, was den Beginn der elektronischen Archivierung der Rentenakten verzögerte. Das hierfür vorgesehene Personal baute sie zwischenzeitlich nahezu vollständig ab. Zu der elektronischen Archivierung kam es deshalb in dem ursprünglich geplanten Maße nicht mehr. Die DRV Bund mietete daraufhin im August 2010 ein neues Archivgebäude. Die jährliche Miete für die voraussichtliche zehnjährige Nutzung beläuft sich auf 1,7 Mio. Euro.

Der Bundesrechnungshof hat beanstandet, dass sich weder das Direktorium der DRV Bund, das für die Führung der laufenden Geschäfte des Trägers verantwortlich ist, noch der Vorstand des Trägers hinreichend um die elektronische Archivierung gekümmert haben. Abläufe und Verantwortlichkeiten in diesem Vorhaben haben sie nicht oder zu spät festgelegt. Bei Verzögerungen haben sie nicht wirksam eingegriffen. Hätten sie das getan, wäre die Anmietung eines weiteren Gebäudes für die Lagerung der Rentenakten vermeidbar gewesen.

Die DRV Bund sollte umgehend ein Konzept erstellen, das für die elektronische Erfassung und Bearbeitung ihrer Rentenakten Verantwortlichkeiten festlegt, Zeitvorgaben macht und auch Berichtspflichten gegenüber den Leitungsgremien auferlegt.

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