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2013 Bemerkungen - Weitere Prüfungsergebnisse - Nr. 10 "Elektronische Übermittlung notarieller Urkunden an Finanzämter überfällig"

Bis heute haben Notare Urkunden über Rechtsvorgänge bei Kapitalgesellschaften in Papierform und nicht elektronisch an die Finanzämter zu senden. Das erschwert den notwendigen Informationsaustausch. Der Bundesrechnungshof hält es für erforderlich und machbar, die elektronische Übermittlung dieser Urkunden zügig einzuführen. Entsprechende Vorschläge hatte die Bundesnotarkammer bereits im Jahr 2007 vorgelegt, sie wurden jedoch bislang nicht umgesetzt. Das BMF sollte in den zuständigen Bund-Länder-Gremien dafür eintreten.
29.04.2014

Bereits im Jahr 2007 hatte die Bundesnotarkammer dem BMF vorgeschlagen, Urkunden über Gründungen und bestimmte weitere Rechtsvorgänge im Zusammenhang mit Kapitalgesellschaften den Finanzämtern nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch zu übersenden. Das BMF stellte damals fest, dass der Vorschlag grundsätzlich bundesweit in dem bestehenden elektronischen Datenverarbeitungssystem umgesetzt werden könne. Dies ist bisher nicht geschehen.

Das heute immer noch praktizierte papierbasierte Verfahren erschwert den notwendigen Informationsaustausch. Der Bundesrechnungshof hat deshalb im Jahr 2011 empfohlen, die elektronische Übermittlung dieser Urkunden zügig einzuführen. Das BMF hat mitgeteilt, bevor es den Vorschlag umsetze, wolle es erst noch Erfahrungen bei der technischen Umsetzung eines anderen Mitteilungsverfahrens abwarten. Ziel sei nicht nur, die Mitteilungen elektronisch zu übersenden, sondern auch maschinell weiterzuverarbeiten. Ein Ende dieser Vorbereitungsphase ist nicht in Sicht.

Die Notare übermitteln den Handelsregistern die entsprechenden Urkunden bereits seit dem Jahr 2007 elektronisch. Dies wäre auch an Finanzämter seit Jahren möglich. Die dortige Bearbeitung würde selbst dann deutlich vereinfacht, wenn die Urkunden noch nicht vollständig maschinell ausgewertet werden könnten.

Der Bundesrechnungshof hält es daher für erforderlich und machbar – unabhängig von anderen Mitteilungsverfahren – die elektronische Übermittlung dieser Urkunden zügig einzuführen. Das BMF sollte in den zuständigen Bund-Länder-Gremien dafür eintreten.

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