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2013 Bemerkungen Nr. 06 "Bundesverwaltung setzt Empfehlungen zur wirtschaftlichen Arbeitsweise großer Poststellen nicht konsequent um"

Der Bundesrechnungshof hat im Jahr 2012 erneut festgestellt, dass viele Bundesbehörden die Wirtschaftlichkeit ihrer großen Poststellen noch nicht nachgewiesen haben. Bereits im Jahr 2005 hatte er empfohlen die Organisation der Poststellen in der Bundesverwaltung zu untersuchen und für eine wirtschaftliche Arbeitsweise zu sorgen.
10.12.2013

Der Bundesrechnungshof prüfte in den Jahren 2004 und 2011 große Poststellen in der Bundesverwaltung. Er stellte fest, dass die geprüften Behörden die Organisation der Poststellen geändert hatten, aber dabei vielfach unsystematisch vorgingen. Statt der Poststellen bereiteten die Fachabteilungen Briefe versandfertig vor. Teilweise falteten und kuvertierten die Beschäftigten der Poststelle Ausgangssendungen manuell, obwohl eine Kuvertiermaschine vorhanden war. Behörden, die Massendrucksachen erstellten, untersuchten nicht, ob eine Vergabe dieser Aufgabe an Dienstleister wirtschaftlich gewesen wäre. Ferner ermittelten die Behörden überwiegend nicht die Gesamtkosten der Postausgangsbearbeitung.

Der Bundesrechnungshof empfahl sowohl im Jahr 2005 als auch im Jahr 2012, die Arbeitsabläufe systematisch zu untersuchen und den Personalbedarf zu ermitteln. Anhand dieser Empfehlungen sollten die Behörden Schwachstellen erkennen und beseitigen. Für Organisationsfragen der Bundesverwaltung ist das Bundesinnenministerium federführend zuständig. Es schloss sich den Empfehlungen grundsätzlich für alle Bundesbehörden an.

Der Bundesrechnungshof fragte Ende des Jahres 2012 bei allen Bundesministerien erneut ab, ob sie seine Empfehlungen umgesetzt hatten. Viele Behörden verneinten dies. Der Bundesrechnungshof hat daraufhin erneut gefordert, die Poststellen wirtschaftlich zu organisieren. Er hat das Bundesinnenministerium gebeten, diesen Prozess zu unterstützen.

Das Bundesinnenministerium hat darauf hingewiesen, dass die Bundesministerien seit dem Jahr 2005 große Anstrengungen zur wirtschaftlichen Ausgestaltung aller Dienstleistungsprozesse unternommen haben. Dabei habe sich aber auch gezeigt, dass Rahmenverträge zum Briefversand mit externen Dienstleistern eher einen erhöhten Arbeitsaufwand mit sich gebracht hätten.

Der Bundesrechnungshof bleibt bei seiner Kritik, dass die Arbeitsabläufe der großen Poststellen in der Bundesverwaltung zu verbessern sind. Das Bundesinnenministerium sollte Organisationsuntersuchungen in den Poststellen der Bundesverwaltung anstoßen und die Bundesministerien beraten.

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