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2015 Bemerkungen - Weitere Prüfungsergebnisse Nr. 06 "Daten aus IT-System der Bundeswehr für Einkaufsanalyse kaum verwertbar"

Die Bundeswehr kann ihren Einkauf nicht zutreffend analysieren und steuern. Gründe sind die unzureichende Nutzung ihres IT-Systems beim Einkauf und eine schlechte Datenqualität. Mit einer Einkaufsanalyse könnte die Bundeswehr Haushaltsmittel einsparen. Das BMVg sollte ein Konzept zur Behebung der Mängel erarbeiten und eine gesamtverantwortliche Stelle festlegen, die dieses Konzept umsetzt.
20.04.2016

Die Bundeswehr führte im Jahr 2004 ein neues IT-System ein, mit dem sie Waren und Dienstleistungen beschaffen kann. Mit den Daten ihres IT-Systems will sie den Einkauf analysieren und steuern. Beispielsweise will sie Rahmenverträge zentral erfassen und bündeln. Nach eigenen Schätzungen kann die Bundeswehr durch Einkaufsanalysen mehr als 10 % des Einkaufswertes einsparen.

Im Jahr 2013 beschaffte die Bundeswehr Waren und Dienstleistungen für 4,5 Mrd. Euro. Den größten Teil davon (3,8 Mrd. Euro) bestellte sie nicht mit ihrem IT-System. Der Bundeswehr fehlten dadurch wichtige Daten für die Einkaufsanalyse, z. B. Menge und Preis. Dies lag daran, dass die Bundeswehr nicht alle ihre Bereiche verpflichtet hatte, das IT-System für den Einkauf zu nutzen.

Die Bundeswehr legte in ihrem IT-System Lieferanten mehrfach und mit unterschiedlichen Schreibweisen an. Zudem speicherte sie die Laufzeit vieler Rahmenverträge fehlerhaft. Lieferantenbezogene Auswertungen führen dadurch zu falschen Ergebnissen. Außerdem kann die Bundeswehr auslaufende Verträge nicht erkennen, um sie in einer Neuausschreibung zusammenzufassen. Die Bundeswehr erstellte außerhalb ihres IT-Systems Datenbanken zu Rahmenverträgen. Sie begründete dies damit, dass die Daten des IT-Systems nicht ausreichten und nicht verlässlich seien. Die Datenbanken enthielten nur einen Teil der Rahmenverträge. Das Ziel, alle Rahmenverträge zentral zu erfassen, erreichte die Bundeswehr damit nicht.

Das BMVg hat mitgeteilt, zur Verbesserung der Datenqualität habe es mittlerweile festgelegt, die Stammdaten zentral einzugeben und zu pflegen. Mehrfach angelegte Datensätze seien gelöscht.

Darüber hinaus ist es nach Auffassung des Bundesrechnungshofes erforderlich, die Nutzung des IT-Systems allen Bereichen der Bundeswehr verbindlich vorzugeben. Es ist weiterhin festzulegen, welche Daten erforderlich sind. Nur so kann die Bundeswehr die notwendige Datenqualität für belastbare Einkaufsanalysen erreichen. Diese sind unverzichtbar, um Einsparungen zu erzielen. Der Bundesrechnungshof empfiehlt dem BMVg daher, ein umfassendes Konzept zu den zu speichernden Daten, zur Datenqualität und Nutzung des IT-Systems zu entwickeln. Es sollte außerdem eine gesamtverantwortliche Stelle festlegen.

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