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2015 Bemerkungen Nr. 27 - Bundesinstitut für Risikobewertung kaufte unnötig Software

Das Bundesinstitut für Risikobewertung hat für das Einführen einer Software fast dreimal so viel Zeit benötigt wie geplant. Auch die Kosten haben sich fast verdreifacht. Zudem hat es unnötige Lizenzen für Erweiterungen der Software gekauft.
17.11.2015

Das Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR) schloss im November 2009 einen Vertrag über das Liefern und Einführen einer Software für 500 000 Euro. Mit dieser Software wollte es eine Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) etablieren, seine Ressourcen planen und Geschäftsprozesse abwickeln. Das Projekt sollte Mitte 2011 abgeschlossen sein. Das BfR zahlte dem Auftragnehmer bis Ende 2013 rund 1,3 Mio. Euro. Der reguläre Betrieb der Software mit der für eine KLR erforderlichen Zeiterfassung begann Anfang 2014.

Das BfR kaufte Ende 2010 eine Softwareerweiterung mit 500 Anwenderlizenzen für ein Bestellsystem, die es zwei Jahre später beim Hersteller gegen andere Software tauschte, da es sie nicht benötigte. Darüber hinaus erwarb es 500 Anwenderlizenzen für ein Berichtswesen. Hiervon nutzte es über vier Jahre lang nur eine. Es zahlte dem Hersteller jährliche Wartungskosten von rund einem Fünftel des Softwarepreises. Die Wirtschaftlichkeit der Softwareerweiterungen hatte es nicht untersucht.

Der Bundesrechnungshof hat das Projektmanagement des BfR als unzureichend beanstandet. Das BfR hätte durch eine fundierte Feststellung seines tatsächlichen Bedarfs vermeiden können, Lizenzen zu früh und teilweise unnötig zu kaufen. Die fehlerhafte Bedarfsermittlung führte zu erheblichen, vermeidbaren Wartungskosten. Das BfR hat künftig Projekte umfassend zu planen, Empfehlungen der Bundesverwaltung zu berücksichtigen und Lizenzen erst zu kaufen, wenn sie tatsächlich benötigt werden.

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