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2016 Bemerkungen Band II Nr. 14 - Eisenbahn-Bundesamt und Bahn halten jetzt Fristen für die Aufbewahrung von Vertrags- und Rechnungsunterlagen ein

Das Eisenbahn-Bundesamt hat auf Empfehlung des Bundesrechnungshofes deutlich gemacht, dass Zuwendungsempfänger Rechnungen und Verträge für Ausgaben bei Bauprojekten nach den gültigen Fristen des Zuwendungsrechts aufbewahren müssen. So soll das Risiko ausgeschlossen werden, dass Zuwendungsempfänger vorzeitig Belege vernichten.
25.04.2017

Der Bund gibt Zuwendungen für Bauvorhaben in Milliardenhöhe, um Eisenbahnstrecken, Bahnhöfe und die Bahnenergieversorgung zu erneuern. Das Eisenbahn-Bundesamt (EBA) nimmt Aufgaben als Bewilligungsbehörde wahr.

Zuwendungsempfänger müssen nachweisen, dass sie die Zuwendung dem Zweck entsprechend und wirtschaftlich verwendet haben. Hierzu müssen sie der Bewilligungsbehörde sogenannte Verwendungsnachweise vorlegen. Das gilt bereits während der Bauphase (Zwischenverwendungsnachweise) und auch nach ihrem Abschluss (Schlussverwendungsnachweise). Auch der Bundesrechnungshof benötigt Einsicht in diese Verwendungsnachweise.

Zu den Verwendungsnachweisen gehören Belege wie beispielsweise Verträge über die Vergabe von Aufträgen oder Rechnungen. Die Zuwendungsempfänger müssen diese Belege fünf Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt, nachdem sie den Schlussverwendungsnachweis vorgelegt haben.

Dem Bundesrechnungshof konnten für ein Projekt keine Belege vorgelegt werden, weil sie angeblich bereits vernichtet waren. Dieses hielt das BMVI für rechtens mit Verweis darauf, dass die Aufbewahrungsfrist fünf Jahre nach Vorlage des Zwischenverwendungsnachweises ablaufe.

Der Bundesrechnungshof hat beanstandet, dass ihm die Belege nicht umgehend vorgelegt wurden. Er hat deutlich gemacht, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit Vorlage des Schlussverwendungsnachweises beginnt.

Das BMVI hat mitgeteilt, es habe eine Verwechslungsgefahr der Begriffe „Zwischenverwendungsnachweis“ und „Schlussverwendungsnachweis“ bestanden. Das EBA habe deshalb intern und gegenüber den Zuwendungsempfängern auf die Einhaltung der Fristen hingewiesen.

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