08.12.2008  |   Bemerkung

2008 Bemerkungen Nr. 05 "IT-Outsourcing mit unnötig hohen Risiken"

Das Auswärtige Amt schloss im Jahre 1999 einen langfristigen Rahmenvertrag zum Outsourcing von Teilen seines IT-Betriebs. Es vereinbarte eine zu lange Laufzeit und nahm Risiken wegen zu großer Auslegungsspielräume in Kauf. Der Bundesrechnungshof forderte das Auswärtige Amt auf, den Vertrag zu kündigen, um eine zu große Abhängigkeit vom Auftragnehmer zu vermeiden. Das Auswärtige Amt verlängerte jedoch den Wartungsanteil und bestellte noch kurz vor Vertragsende IT-Geräte im Wert von mehreren Millionen Euro auf Vorrat.

Das Outsourcing von Leistungen ist mit besonderen Risiken verbunden. Der Auftragnehmer kann eine Abhängigkeit nutzen, um überhöhte Preise für seine Leistungen zu fordern. Der Nachweis der Wirtschaftlichkeit ist daher besonders bedeutsam.

Im Jahre 1999 schloss das Auswärtige Amt einen Rahmenvertrag für zunächst 2 500 Arbeitsplätze im Inland mit fünfjähriger Laufzeit und Verlängerung um jeweils drei Jahre. Das Beschaffungsvolumen war nicht begrenzt. Im Laufe der Zeit erweiterte das Auswärtige Amt den Leistungskatalog des Rahmenvertrages erheblich, um beispielsweise die Installation von Servern in den Auslandsvertretungen beauftragen zu können. Nach wiederholter Kritik des Bundesrechnungshofes kündigte das Auswärtige Amt den Vertrag zum 1. September 2007. Kurz vor dessen Ablauf erteilte es jedoch noch Aufträge für 3,9 Mio. Euro. Über die Vertragslaufzeit wurden über den Rahmenvertrag Leistungen für insgesamt 40 Mio. Euro abgerechnet. Das Auswärtige Amt kontrollierte weder bei der Verlängerung im Jahre 2004 noch bei der Kündigung des Rahmenvertrages den wirtschaftlichen Erfolg des IT-Outsourcings.

Der Bundesrechnungshof hat den Rahmenvertrag wegen der zu langen Laufzeit und der zu großen Flexibilität kritisiert. Die Erweiterungen des Vertrages hätten eine neue Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und auch eine Neuausschreibung der Leistungen erfordert.

Das Auswärtige Amt hat darauf hingewiesen, dass eine Erfolgskontrolle der mit dem Rahmenvertrag erwarteten Einsparungen erst zum Vertragsende möglich und erforderlich sei.

Der Bundesrechnungshof ist dagegen der Auffassung, dass die Entscheidung über die Verlängerung genauso vorbereitet werden musste wie die Entscheidung über einen neuen Vertrag. Spätestens im Jahre 2003 wäre daher eine Erfolgskontrolle erforderlich gewesen. Wegen der dynamischen Entwicklung der Technik und der Preise auf dem IT-Markt hätte eine neue Ausschreibung der Leistungen im Wettbewerb wahrscheinlich zu deutlich günstigeren Konditionen geführt. Das Auswärtige Amt sollte umgehend eine Erfolgskontrolle zum bisherigen IT-Outsourcingkonzept nachholen.