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2018 Bericht - Projekt „Rollenbasierte Oberflächen (ROBASO)“ und weiterer Projekte der Bundesagentur für Arbeit

06.12.2018

0 Zusammenfassung
0.1
Die Bundesagentur für Arbeit (Bundesagentur) beendete im Februar 2017 das IT-Projekt „Rollenbasierte Oberflächen (ROBASO)“, ohne die Projektziele zu erreichen. Sie hatte zu diesem Zeitpunkt bereits einen hohen zweistelligen Millionenbetrag investiert.

0.2
Der Bundesrechnungshof prüfte das Projekt. Er entsprach damit einer Bitte des Haushaltsausschusses des Deutschen Bundestages in der 96. Sitzung am 8. März 2017. Der vorliegende Bericht fasst die wichtigsten Prüfungsergebnisse zusammen. Der Projektlenkungsausschuss ist seiner Aufgabe nicht gerecht geworden, den Eintritt von Projektrisiken abzuwenden. Ihm lagen bereits zu einem frühen Zeitpunkt deutliche Hinweise vor, die konsequente Steuerungsmaßnahmen, wenn nicht einen Projektabbruch nahe legten. (Nummer 2)

0.3
Die Verfahrensweise der Bundesagentur bei den Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen für ROBASO entsprach nicht den haushaltsrechtlichen Vorgaben. So führte die Bundesagentur für den das Projekt vorbereitenden Modellversuch keine Untersuchung durch. In den übrigen Fällen berücksichtigten die Untersuchungen alternative Handlungsmöglichkeiten und wesentliche Risiken nicht angemessen. (Nummer 3)

0.4
Von zentraler Bedeutung für den Projekterfolg sind eine konkrete Zielbeschreibung und zu Beginn des Projekts inhaltlich und kostenseitig definierte Meilensteine und Ausstiegszenarien. In einer begleitenden Erfolgskontrolle ist die Einhaltung der Meilensteine nachzuhalten und Erweiterungen und Abweichungen sind schlüssig zu begründen. Hinweisen der Anwenderinnen und Anwender zu Fehlentwicklungen sind unverzüglich nachzugehen. (Nummer 4)

0.5
Die Bundesagentur räumt Fehler im Projektmanagement bei ROBASO grundsätzlich ein. Sie gibt an, inzwischen ihr Projektmanagement angepasst zu haben. Insbesondere wolle sie die Interne Revision stärker und die Anwenderinnen und Anwender frühzeitig einbinden. Weiter werde sie Ausstiegspunkte bei Nichterreichen von Meilensteinen vorsehen. Die Freigabe von Projektmitteln werde sie künftig an das Erreichen der vorgesehenen Meilensteine knüpfen. Sie hält den Projektlenkungsausschusses nicht für das zu späte Beenden von ROBASO verantwortlich, wolle aber die Rechte und Pflichten von Projektlenkungsausschüssen künftig stärker konkretisieren. Für Online-Projekte werde sie einen übergreifenden Projektlenkungsausschuss als weitere Kontrollinstanz einrichten. Ihre Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen hält sie für angemessen. Eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung für Modellversuche lehnt sie grundsätzlich ab. Die Bundesagentur erhöhte ihre Angaben zu den Gesamtausgaben für ROBASO von 60,0 auf 64,2 Mio. Euro, nachdem der Bundesrechnungshof auf höhere Ausgaben hingewiesen hatte. (Nummer 5)

0.6
Die zugesagten Maßnahmen der Bundesagentur zur Anpassung ihres Projektmanagements sind grundsätzlich geeignet, einem Teil der aufgetretenen Mängel wirksam zu begegnen. Allerdings müssen auch für Modellversuche mit einem finanziell bedeutsamen Umfang (in diesem Fall 1,1 Mio. Euro) angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchgeführt werden. Die Ausgaben für den Modellversuch hätte die Bundesagentur deshalb ebenfalls als Bestandteil von ROBASO berücksichtigen müssen. Die Ausgaben für ROBASO liegen damit mit 65,3 Mio. Euro über den von der Bundesagentur dem Haushaltsausschuss des Deutschen Bundestages mitgeteilten 60 Mio. Euro. Unabhängig davon hätte der Projektlenkungsausschuss den konkreten Hinweisen zu Fehlentwicklungen frühzeitig nachgehen müssen. Der Bundesrechnungshof bleibt daher bei seiner Bewertung, dass der Projektlenkungsausschuss seine Aufgaben nicht hinreichend wahrgenommen hat. (Nummern 3 und 6)

0.7
Diese Feststellungen zu ROBASO bestätigen Erkenntnisse, die der Bundesrechnungshof aus Prüfungen zu verschiedenen Organisationsund IT-Projekten seit dem Jahr 2012 gewonnen hat. Dabei wirkten sich wiederkehrende Mängel in den Planungs- und Entscheidungsverfahren langfristig aus und führten zu jährlichen Mehrausgaben in Millionenhöhe. Die Bundesagentur sollte die abschließenden Empfehlungen des Bundesrechnungshofes künftig bei allen Planungs- und Entscheidungsverfahren anwenden. (Nummer 6)

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