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2018 Leitsatz 07/07 - Organisatorische Regelungen

15.03.2018

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(1) Organisatorische Regelungen – insbesondere Geschäftsordnungen – sind von grundsätzlicher Bedeutung für die innere Ordnung sowie die Aufbau- und Ablauforganisation einer Behörde. Sie gelten für alle Beschäftigten einer Behörde verbindlich und dauerhaft.

(2) Behörden sollen ihren tatsächlichen Regelungsbedarf und dessen Detaillierungsgrad regelmäßig systematisch untersuchen. Um den Änderungsbedarf so gering wie möglich zu halten, sollte auf mitgeltende Unter­lagen, konkretisierende oder ergänzende Dokumente und externe Quellen (z. B. durch elektronische Bezüge in der Geschäftsordnung) verwiesen werden.

(3) Die organisatorischen Regelungen der Geschäftsordnung sollten sich an den Standardfällen der Behördenpraxis orientieren. Für die Behandlung von Ausnahmen sollte auf dafür zuständige Organisationseinheiten verwiesen werden.

(4) Die Behördenleitung hat durch geeignete Maßnahmen — etwa im Rahmen der Dienstaufsicht — sicherzustellen, dass die organisatorischen Regelungen eingehalten werden. Auf Verstöße hat sie angemessen zu reagieren.

(5) Behörden sollten ihre organisatorischen Regelungen regelmäßig dahingehend prüfen, ob sie weiterhin notwendig, verbesserungswürdig oder aktualisierungsbedürftig sind.

 

Hintergründe

Der Bundesrechnungshof hat in einer Querschnittsprüfung die Nutzung von zen-tralen organisatorischen Regelungswerken („Geschäftsordnungen“) geprüft. Darüber hinaus hat er in zahlreichen Schwerpunktprüfungen der Organisation von Behörden Defizite beim Einsatz organisatorischer Regelungen aufgezeigt und den Behörden entsprechende Empfehlungen gegeben.

(1) Wesentliches Ziel organisatorischer Regelungen ist die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns, indem die Geschäftsprozesse für eine bestimmte Aufgabe durch Regelungen standardisiert werden. Zusätzlich soll die Verbindlichkeit solcher Regelungen noch einmal unterstrichen werden. Demgegenüber enthielten die organisatorischen Regelungen einzelner geprüfter Behörden ausschließlich Festlegungen für Sonderfälle, während Standardfälle der Behördenpraxis nicht geregelt waren.

(2), (3) Um den Pflegeaufwand zu reduzieren, sollten die organisatorischen Regelungen auf ein Mindestmaß reduziert werden. Hinweise auf erforderliche Regelungen sind den Ergebnissen unserer Querschnittsprüfung (siehe Anmerkungen) zu entnehmen. Ferner sollten Inhalte, die oft aktualisiert werden müssen, in den organisatorischen Regelungen vermieden werden.

Der Aufwand zur Pflege von organisatorischen Regelungen wird oft unterschätzt. So hat eine Behörde ihr zentrales Regelungswerk („Handbuch“) binnen acht Jahren 181-mal angepasst oder ergänzt. Dennoch gelang es ihr nicht, ihr Handbuch aktuell und konsistent zu halten.

(4) Organisatorische Regelungen sollen verbindlich gelten, um die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns zu steigern und eine gleichförmige Rechtsanwendung sicherzustellen. Verstöße gegen geltende organisatorische Regelungen können zu unwirtschaftlichem Handeln oder zu Rechtsverstößen führen. Daher haben die Behördenleitungen darauf angemessen zu reagieren.

(5) Im Zuge unserer Prüfungen stellten wir wiederholt fest, dass Behörden ihre organisatorischen Regelungen nicht regelmäßig prüften und an die aktuelle Gesetzgebung anpassten. Dies führte in einigen Fällen dazu, dass Behörden unwirtschaftlich oder nicht rechtskonform handelten. Daher ist es geboten, dass Behörden ihre organisatorischen Regelungen regelmäßig prüfen und ggf. aktualisieren.

Anmerkungen

Die Ergebnisse der o. g. Querschnittsprüfung sind über das Internet-Angebot des Bundesrechnungshofes verfügbar.

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