Prüfungsergebnisse

2014 Leitsatz 08/04 - Beschaffung von IT

15.12.2014

LeitsätzeDownload (pdf)

(1) Für die Beschaffung von IT sind die Grundsätze des Vergabeverfahrens in der Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB) verbindlich  zusammengestellt. Die Anwendung der UfAB führt zur einheitlichen und transparenten Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von IT-Ausschreibungen.

(2) Ausnahmen vom Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung, wie die Beschränkte Ausschreibung und die Freihändige Vergabe, sind nur zugelassen, wenn besondere Umstände oder die Natur des Geschäftes diese rechtfertigen. Die besonderen IT-Kenntnisse eines Auftragnehmers aus früherer Tätigkeit beim Auftraggeber rechtfertigen nicht den Ausschluss anderer Bewerber vom Wettbewerb.

(3) Zusatz- und Änderungsaufträge (sogenannte Change Requests) gefährden die Übersichtlichkeit von IT-Projekten und erhöhen das Risiko für ein Scheitern des IT-Projektes. Außerdem führen sie häufig zu erheblichen Mehrkosten. Sie dürfen nicht dazu benutzt werden, den ausgeschriebenen und vereinbarten Leistungsumfang unter Umgehung der Vergabevorschriften nachträglich signifikant zu erweitern.

 

Hintergründe

Aufträge der öffentlichen Verwaltung sind grundsätzlich nach öffentlicher Ausschreibung zu vergeben (§ 55 BHO, § 3 VOL/A). Die UfAB stellt speziell für IT-Beschaffungen eine einheitliche Vorgehensweise und Methodik sicher. Die Bundesverwaltung muss die UfAB bei der Beschaffung von IT anwenden.

(1) Der Bundesrechnungshof stellte bei seinen Prüfungen fest, dass Behörden bei der Beschaffung von IT-Leistungen regelmäßig die UfAB missachteten. So vergaben sie wiederholt IT-Leistungen freihändig und ohne Wettbewerb, dokumentierten die Gründe hierfür aber nicht oder nicht hinreichend.

(2) Häufig nannten Behörden als Grund für unterlassene Ausschreibungen die besondere IT-Sachkenntnis einer externen Firma aus früheren Aufträgen. Bei früheren Aufträgen erworbene Fachkenntnisse eines externen Dienstleisters dürfen aber nicht dazu führen, dass potenzielle Mitbewerber von vornherein von der Auftragsvergabe ausgeschlossen werden.

(3) Mängel in der funktionalen Leistungsbeschreibung von IT-Projekten führten während der Entwicklungsphase von IT-Projekten häufig zu zahlreichen Change Requests. Diese bedeuteten erhebliche Verzögerungen des Projektes und Mehrkosten. Die Vergabestellen sollten darauf achten, dass die Ausschreibungsunterlagen die zu erbringende Leistung so genau wie möglich beschreiben.

abgelegt unter: ,
© 2019 Bundesrechnungshof