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2014 Leitsatz 08/06 - Bevorratung von IT-Geräten

15.12.2014

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(1) Behörden sollten IT-Geräte nicht über den aktuellen Bedarf hinaus beschaffen.

(2) IT-Altgeräte sollten sie zügig verwerten, sofern die Verwertung wirtschaftlich ist.

 

Hintergründe

Vermögensgegenstände dürfen nur erworben werden, soweit sie zur Erfüllung der Aufgaben des Bundes in absehbarer Zeit erforderlich sind (§ 63 BHO). Bei der Ausführung des Haushaltsplans ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 7 BHO).

Die Vorratshaltung neuer IT-Geräte bindet unnötig Haushaltsmittel und verursacht Zinsverluste. Zudem wird Garantiezeit vergeudet. Von späteren Preissenkungen oder Leistungssteigerungen kann die Bundesverwaltung nicht profitieren.

Auch bei der Verwertung nicht mehr benötigter IT-Geräte hat die Bundesverwaltung den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Dieser ist u. a. verletzt, wenn außer Betrieb genommene IT-Geräte in großer Stückzahl und über Jahre gesammelt werden, anstatt sie zügig zu verwerten. Je länger die Lagerung, umso geringer ist der erzielbare Erlös. Vor einer Verwertung ist darauf zu achten, dass der nötige Aufwand, IT-Geräte für eine Veräußerung zu ertüchtigen, nicht in einem Missverhältnis zum voraussichtlich erzielbaren Verkaufserlös steht. Eine Ausnahmeliste (Anlage 4 der Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software) regelt, bei welcher IT von einer Verwertung abgesehen werden kann.

(1) Der Bundesrechnungshof stellte bei seinen Prüfungen fest, dass die Behörden ihre IT-Geräte zum Teil über Monate oder Jahre lagerten. In Einzelfällen wurden neue IT-Geräte beschafft, obwohl noch Hunderte gleicher Art im Lager vorrätig waren.

Die Behörden lagerten zu viele neue IT-Geräte ein. Sie hatten den Bedarf für eine Austauschreserve nicht analysiert und berücksichtigten deshalb nicht die

  • Zahl der IT-Arbeitsplätze,
  • Struktur der Behörde (Außenstellen),
  • unterschiedlichen Geräteklassen,
  • Anforderungen an die Verfügbarkeit in Abhängigkeit von den Fachaufgaben (ggf. gesondert für unterschiedliche Fachbereiche) und
  • Service- und Garantiebedingungen (z. B. Garantiedauer, Austausch am nächsten Werktag).

Der Bundesrechnungshof hat darauf hingewiesen, dass die Rahmenverträge im Kaufhaus des Bundes die Möglichkeit bieten, ohne aufwendiges Vergabeverfahren kurzfristig IT-Geräte zu beschaffen. Eine Behörde verzichtete auf die Bevorratung neuer IT-Geräte. Aufgrund der Lieferfristen von unter zwei Wochen rief sie IT-Geräte aus Rahmenverträgen ab, wenn diese benötigt wurden.

(2) Die Behörden verwerteten ihre ausgesonderten IT-Geräte oft zu spät. Sie lagerten diese in großen Mengen über mehrere Jahre ein. Über die Zoll-Auktion bestand die Möglichkeit, IT-Geräte zu verwerten. Die Höhe der Verkaufserlöse hing wesentlich vom Alter der IT-Geräte ab. Gute Verkaufserlöse konnten Behörden erzielen, wenn sie IT-Geräte umgehend verwerteten.

 

Anmerkungen

Der Rat der IT-Beauftragten der Ressorts hat die Hinweise des Bundesrechnungshofes aufgegriffen. Er hat am 6. Dezember 2013 die Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software beschlossen und der Bundesverwaltung darin Vorgaben für die Bevorratung von IT gemacht.

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