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2007 PM - Organisation der Fortbildung in der mittelbaren Bundesverwaltung sowie bei institutionell vom Bund geförderten Einrichtungen und Zuwendungsempfängern

13.07.2007

0 Zusammenfassung
Der Bundesrechnungshof hat querschnittlich die Organisation der Fortbildung in der mittelbaren Bundesverwaltung sowie bei institutionell vom Bund geförderten Einrichtungen und Zuwendungsempfängern geprüft. Hierzu hat er örtliche Erhebungen bei sieben Stellen durchgeführt.

0.1 Feststellungen

  • Vielfach hatten die geprüften Stellen keine, keine tragfähigen oder keine aktuellen Fortbildungskonzepte. Vorhandene Konzepte wurden in der Praxis z. T. nicht beachtet. (Tz. 2)
  • Eindeutige und messbare Ziele für die Fortbildung und deren Organisation waren kaum definiert. (Tzn. 2 und 3)
  • Die Fortbildungsbereiche waren häufig nur „verwaltend“ tätig. Nur wenige planten und steuerten die Fortbildung aktiv. Aufgaben, Strukturen und Geschäftsprozesse waren häufig nicht klar und eindeutig geregelt. (Tz. 3)
  • Die Bedarfsermittlung überließen die Fortbildungsbereiche nicht selten vollständig den Fachbereichen. Vorgaben, Regeln und Hilfsmittel für einen Abgleich zwischen den Anforderungen des Arbeitsplatzes und der Qualifikation des/der Arbeitsplatzinhabers/-in fehlten zumeist. (Tz. 4)
  • Eine mittel- bis langfristige Fortbildungsplanung führte keine der geprüften Stellen durch. (Tz. 5)
  • Die Mitarbeiterauswahl war nicht immer eindeutig geregelt und sah z. T. unnötig viele Beteiligte vor. (Tz. 6)
  • Die Beteiligung der Personalvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten waren teilweise zu aufwendig. (Tz. 7)
  • Die geprüften Stellen hatten ihr Fortbildungsangebot teilweise nicht eindeutig definiert. Interne Schulungen führten sie häufig mit eigenen Dozenten durch, ohne hierzu Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen anzustellen. Die Möglichkeit, mit anderen Einrichtungen in der Fortbildung zusammenzuarbeiten, nutzten die geprüften Stellen nur eingeschränkt. (Tz. 8)
  • Die Evaluierung beschränkte sich fast ausschließlich darauf, Seminare von den Teilnehmenden bewerten zu lassen. Mehrere Stellen werteten die Fragebögen nicht oder nicht systematisch aus. Weitergehende Evaluierungsansätze i. S. eines Fortbildungscontrollings verfolgte kaum eine Stelle. (Tz. 9)
  • Der IT-Einsatz im Fortbildungsbereich war uneinheitlich und vielfach unwirtschaftlich. Die geprüften Stellen nahmen die Fortbildungsaufgaben z. T. noch auf der Grundlage von Papierakten, Karteikarten und Listen wahr oder sie setzten unterstützend mehrere, voneinander unabhängige Datenbanksysteme ein. Teilweise blieben Fortbildungsmodule von Personalverwaltungssystemen vollständig ungenutzt. (Tz. 10)


0.2 Empfehlungen
Voraussetzung für eine erfolgreiche Fortbildung und wirtschaftliche Wahrnehmung der Fortbildungsaufgaben sind praxistaugliche Fortbildungskonzepte. Bei der Entwicklung solcher Konzepte bzw. der Durchführung der Fortbildung empfiehlt der Bundesrechnungshof

  • eindeutige und messbare Ziele für die Fortbildung und deren Organisation zu definieren (Tzn. 2 und 3),
  • den Fortbildungsbedarf genau zu untersuchen (Tz. 2), • die Aufgaben, Strukturen und Geschäftsprozesse im Fortbildungsbereich zu analysieren und zu optimieren (Tz. 3),
  • die Fortbildungsbereiche so aufzustellen, dass sie die Fortbildung aktiver planen und steuern können und z. B. die Ermittlung des Fortbildungsbedarfs nicht vollständig den Fachbereichen überlassen (Tz. 4),
  • eine mittel- bis langfristige, an den strategischen Zielen der jeweiligen Einrichtung ausgerichtete Fortbildungsplanung vorzunehmen (Tz. 5),
  • die Verfahren der Mitarbeiterauswahl und der Beteiligung der Interessenvertretungen wenig aufwendig zu gestalten (Tzn. 6 und 7),
  • vor der Entscheidung über die Art der Durchführung von Fortbildungen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen durchzuführen (Tz. 8),
  • Angebote der Anbieter von Fortbildungsleistungen in der Bundesverwaltung verstärkt zu nutzen und mit anderen Einrichtungen zu kooperieren (Tz. 8),
  • die Evaluierungsmaßnahmen i. S. eines Fortbildungscontrollings auszubauen (Tz. 9) sowie
  • Entscheidungen über den IT-Einsatz im Fortbildungsbereich auf der Grundlage optimierter Geschäftsprozesse zu treffen (Tz. 10).


0.3
Das Bundesministerium des Innern (Bundesministerium) hat den Empfehlungen des Bundesrechnungshofes grundsätzlich zugestimmt. Diese Empfehlungen seien auch für den Bereich der unmittelbaren Bundesverwaltung nützlich. Das im Regierungsprogramm „Zukunftsorientierte Verwaltung durch Innovationen“ eingestellte Projekt „Bildungscontrolling in der Bundesverwaltung“ habe deshalb zum Ziel, entsprechende Konzepte zu entwickeln.

Das Bundesministerium hat darüber hinaus darauf hingewiesen, dass die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (Bundesakademie) grundsätzlich bereit sei, sich im Rahmen ihrer Ressourcen stärker der mittelbaren Bundesverwaltung zu öffnen und dieser deutlich mehr Fortbildung als bisher anzubieten. Dies sei allerdings nur entgeltlich möglich, da die der Bundesakademie zugewiesenen operativen Mittel nur für die Bundesbediensteten bestimmt seien, deren Personalkosten im Bundeshaushalt etatisiert sind.

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