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2008 PM - Planung und Durchführung interner Reorganisationsmaßnahmen in der mittelbaren Bundesverwaltung und bei institutionell vom Bund geförderten Zuwendungsempfängern – Change Management –

13.08.2008

0 Zusammenfassung
0.1
Der Bundesrechnungshof hat in einer Querschnittsprüfung die Planung und Durchführung interner Reorganisationsmaßnahmen in der mittelbaren Bundesverwaltung und bei institutionell vom Bund geförderten Zuwendungsempfängern geprüft. Hierzu hat er örtliche Erhebungen bei insgesamt sechs Einrichtungen durchgeführt und dabei ausgewählte Veränderungsmaßnahmen untersucht.

Der Bundesrechnungshof hat sein Augenmerk bei dieser Prüfung besonders auf die Einbindung und Mitnahme der Beschäftigten im Änderungsgeschehen gelegt. (Tz. 1)

0.2
Die geprüften Stellen hatten die Ziele ihrer Veränderungsmaßnahmen nur teilweise operational, d. h. messbar, formuliert. Der Bundesrechnungshof empfiehlt, bei allen Veränderungsmaßnahmen die Ziele der Veränderung eindeutig und messbar zu formulieren und dabei z. B. nach Ergebnis-, Termin- und Kostenzielen zu unterscheiden. (Tz. 2.2)

0.3
Alle untersuchten Veränderungsmaßnahmen führten zu strukturellen und/oder kulturellen Veränderungen in den Erhebungsstellen. Die Veränderungen waren für die Hauptbetroffenen häufig einschneidend. Der Bundesrechnungshof empfiehlt, vor größeren Veränderungsmaßnahmen eine umfassende Veränderungsdiagnose durchzuführen. Die Art, der Umfang und die Intensität der geplanten Veränderungen sind für das Change Management maßgeblich und sollten bei den begleitenden Umsetzungsmaßnahmen berücksichtigt werden. (Tz. 2.3)

0.4
Die durchgeführten Veränderungsmaßnahmen wurden von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Hierzu gehörten Veränderungsdruck, der Veränderungszeitpunkt sowie die Vorerfahrungen und die Änderungsbereitschaft der Betroffenen. Der Bundesrechnungshof regt an, bei der Planung von Veränderungsmaßnahmen auf Rahmenbedingungen zu achten, die die Veränderungsbereitschaft der Betroffenen stärken können. (Tz. 2.4)

0.5
Die Erhebungsstellen hatten grundsätzlich keinen gesonderten Kommunikationsplan für Veränderungsmaßnahmen entwickelt. Teilweise kommunizierten die Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und die vom Bund geförderten Stellen den Nutzen und Mehrwert der Veränderung nicht ausreichend. Der Bundesrechnungshof empfiehlt, die von einer Veränderungsmaßnahme Betroffenen sachge-
4 recht zu informieren, d. h. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wissen, wie sie von der Veränderung betroffen sein werden. (Tz. 2.5)

0.6
Durch die Veränderungsmaßnahmen entstand größtenteils ein zusätzlicher Ausund Fortbildungsbedarf. Nur vereinzelt erstellten die Erhebungsstellen für die geplanten Maßnahmen ein Schulungskonzept. Der Bundesrechnungshof hält es für erforderlich, bei Veränderungsmaßnahmen zu prüfen, ob und inwieweit ein zusätzlicher Aus- und Fortbildungsbedarf besteht. Ein Schulungskonzept kann dabei die zukünftigen Anforderungen, Zielgruppen und Schulungsmaßnahmen beschreiben. Auf dieser Grundlage sind den Beschäftigten fristgerecht die notwendigen Kenntnisse und Fertigkeiten zu vermitteln. (Tz. 2.6)

0.7
Die meisten Erhebungsstellen hatten für ihre Veränderungsprozesse keine Konfliktstrategie oder Kriseninterventionsplanung entwickelt. Der Bundesrechnungshof empfiehlt, für Veränderungsmaßnahmen geeignete Instrumente zu entwickeln, die das Entstehen von Konflikten durch vorbeugende Maßnahmen verhindern, eindämmen oder eine schnelle und gezielte Konfliktlösung im Bedarfsfall bewirken können. (Tz. 2.7)

0.8
Die Erhebungsstellen hatten kein projektunabhängiges Controlling-System entwickelt. Der Bundesrechnungshof regt an, das Change Controlling bereits bei der Planungsphase zu berücksichtigen und bei größeren Veränderungsmaßnahmen ggf. einen eigenständigen Change Controller einzusetzen. (Tz. 2.8)

0.9
Nur zum Teil hatten die Einrichtungen ihre Veränderungsmaßnahmen evaluiert. Der Bundesrechnungshof empfiehlt, die Evaluation zum festen Bestandteil von Veränderungsmaßnahmen zu machen und dabei grundsätzlich das Ergebnis und den Prozess zu evaluieren. (Tz. 2.9)

0.10
Die Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und die vom Bund geförderten Stellen dokumentierten ihr Verwaltungshandeln im Veränderungsprozess teilweise nicht sachgerecht. Der Bundesrechnungshof hält es für erforderlich, das Veränderungsgeschehen in seiner zeitlichen und inhaltlichen Abfolge lückenlos zu dokumentieren, um ein nachvollziehbares transparentes Verwaltungshandeln zu sichern und auf Erfahrungswissen zurückgreifen zu können. (Tz. 2.10)

0.11
Die untersuchten Einrichtungen hatten ihre Veränderungsmaßnahmen in unterschiedlicher Art und Weise organisatorisch umgesetzt und nutzten Beratungsfirmen und interne Fachkräfte als Umsetzungsberater. Der Bundesrechnungshof hält es für erforderlich, die organisatorischen Rahmenbedingungen auf Grundlage einer genauen Analyse der Veränderungsinhalte und -auswirkungen festzulegen. Die Projektdurchführung und Projektsteuerung sollten dabei organisatorisch getrennt werden. Über den Einsatz von externen und internen Beratungskräften sollte unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeitserwägungen entschieden werden. Die obersten Führungskräfte sollten sichtbar eine aktive Rolle im Veränderungsprozess einnehmen. (Tz. 3)

0.12
Die Veränderungsmaßnahmen standen nur teilweise in einem größeren Reformzusammenhang. Einige Erhebungsstellen verknüpften ihre Reorganisationsmaßnahmen nicht mit ihren übergeordneten Zielen. Der Bundesrechnungshof empfiehlt, Reform- und Modernisierungsüberlegungen in einen strategischen Gesamtzusammenhang zu bringen und daraus Veränderungsmaßnahmen und Umsetzungsstrategien zu entwickeln und diese in einer Gesamtkonzeption zu dokumentieren. (Tz. 4)

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