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2009 PM - Langzeitarchivierung von Schriftgut des Bundes

28.12.2009

0 Zusammenfassung
Der Bundesrechnungshof hat querschnittlich die Vorbereitung der Langzeitarchivierung von Schriftgut des Bundes durch aktenführende Stellen geprüft und Folgendes festgestellt:

0.1
Die Bundesverwaltung gewährleistete nicht durchgängig ein nachvollziehbares und sachgerechtes Verwaltungshandeln, da die Regelungen zur papierbasierten und elektronischen Schriftgutverwaltung teilweise nicht ausreichten.

Die Schriftgutverwaltung sollte möglichst einheitlich und verbindlich geregelt werden. (Tzn. 2, 3 und 4)

0.2
Einige Behörden versäumten, die Verantwortlichkeiten und Aufgaben für die Schriftgutverwaltung zu konkretisieren. Auf mehrere Organisationseinheiten einer Behörde verteilte Verantwortlichkeiten für Registraturaufgaben waren unwirtschaftlich und unzweckmäßig.

Die Behörden sollten Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Schriftgutverwaltung festlegen sowie standortunabhängig in einer Organisationseinheit bündeln. (Tz. 5)

0.3
Soweit es keine hauptamtlichen Registraturkräfte gab, waren die Schriftgutverwaltung kaum nachvollziehbar und eine gegenseitige Vertretung der Registraturkräfte erschwert. Eine hinreichende Aus- und Fortbildung der mit Schriftgut und Registraturaufgaben Beschäftigten war nicht durchgängig sichergestellt.

Die Behörden sollten prüfen, inwieweit der Einsatz hauptamtlicher Registraturkräfte erforderlich ist. Sie sollten die mit Schriftgut oder Registraturaufgaben betrauten Beschäftigten regelmäßig fortbilden. (Tz. 6)

0.4
Die Bundesbehörden, die Dokumente nicht oder nicht zeitnah erfassten, gefährdeten die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns und nahmen zu lange Durchlaufzeiten in Kauf. Einige Behörden verzichteten auf ein geeignetes Hilfsmittel zur Schriftgutverwaltung, da sie kein Registratursystem einsetzten.

Die Behörden sollten alle ein- und ausgehenden aktenrelevanten Schriftstücke zügig erfassen und ein geeignetes Registratursystem nutzen. (Tz. 7)

0.5
Mangelhafte, unzutreffende und zergliederte Aktenpläne erschwerten teilweise erheblich die Auffindbarkeit von Schriftgut.

Die Behörden sollten einen aktuellen, an den behördlichen Aufgaben ausgerichteten Gesamtaktenplan nutzen. (Tz. 8)

0.6
Behörden handelten teilweise unwirtschaftlich, da sie Schriftgut weder systematisch noch zeitnah aussonderten. Behörden, die ihr Schriftgut nicht fortlaufend dem Bundesarchiv anboten oder unabgestimmt vernichteten, verstießen gegen das Bundesarchivgesetz.

Die Behörden sollten einen Aussonderungskatalog nutzen. Dem Bundesarchiv sind grundsätzlich sämtliche Unterlagen anzubieten, da ohne dessen schriftliche Zustimmung kein Schriftgut vernichtet werden darf. (Tz. 9)

0.7
Die Einführung von Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen in der Bundesverwaltung nach dem „Organisationskonzept zum Dokumentenmanagement und zur elektronischen Archivierung“ zeigte organisatorische Mängel. Mit der Aufbewahrung von elektronischem Schriftgut über lange Zeiträume als Teil dieser Systeme befassten sich die Behörden kaum. IT-Systeme wurden nicht dafür eingesetzt. Dabei böte die zügige Integration von IT-Systemen zur Langzeitarchivierung auf Basis schlüssiger Konzepte auch Möglichkeiten, Einsparungen zu realisieren.

Der Bundesrechnungshof empfiehlt, den Einsatz von Archivierungskomponenten zur Aufbewahrung von elektronischem Schriftgut künftig stärker in die Planungen einzubeziehen. (Tz. 10)

0.8
Modernisierungsmaßnahmen führen dazu, dass isolierte IT-Fachverfahren über Schnittstellen zum unmittelbaren und mit Rechtsfolgen verbundenen elektronischen Datenaustausch zwischen Bürgern, der Wirtschaft und der Verwaltung geöffnet werden. Dabei ist die Frage, welche Daten zu Nachweiszwecken als Originalunterlagen aufbewahrt werden müssen, ebenso ungeklärt wie die Frage der revisionssicheren Aufbewahrung dieser Daten.

Elektronische Daten haben den Kriterien der Vollständigkeit, Integrität und Authentizität zu genügen. (Tz. 11)

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