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2010 PM - Geschäftsordnung als organisatorisches Instrument

26.04.2010

0 Zusammenfassung
Der Bundesrechnungshof hat mit Unterstützung durch das Prüfungsamt des Bundes Hamburg die Anwendung von Geschäftsordnungen als organisatorisches Instrument querschnittlich geprüft und dabei im Wesentlichen festgestellt:

0.1
Das vom Bundesministerium des Innern Anfang der 1990er-Jahre herausgegebene Handbuch zur Vorbereitung von Rechts- und Verwaltungsvorschriften enthält auch heute noch uneingeschränkt anwendbare organisatorische Prinzipien. Da es teilweise auf veraltete Quellen verweist, die nicht mehr den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, kann es für den Einsatz von Geschäftsordnungen in der Bundesverwaltung nicht seinen vollen Nutzen entfalten. (Tz. 3)

0.2
Die Geschäftsordnungen wiesen sehr unterschiedliche Regelungsbreiten und Regelungstiefen auf. Festgestellt wurden Umfänge zwischen 25 und 654 Seiten. Die Behörden analysierten ihren Regelungsbedarf nicht vorab. (Tz. 4.1)

0.3
Die Struktur der Geschäftsordnungen und die Form ihrer Veröffentlichung waren vielfach verbesserungsfähig. Die Geschäftsordnungen waren in vielen Fällen seit mehreren Jahren nicht mehr aktualisiert worden; in einem Fall lag die Aktualisierung der Geschäftsordnung mehr als 20 Jahre zurück. Ein Fünftel aller geprüften Geschäftsordnungen enthielt keine Angabe zum Bearbeitungsstand. (Tzn. 4.2, 4.3)

0.4
Fast alle Behörden erließen neben ihren Geschäftsordnungen weitere Regelungen, die ergänzend zur Geschäftsordnung oder neben der Geschäftsordnung galten und diverse unterschiedliche Bezeichnungen hatten. Nur wenige Behörden hatten Geltungsbereich und -dauer sowie die Verbindlichkeit der verschiedenen Regelungsarten festgelegt. (Tz. 4.4)

0.5
Im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung führten die geprüften Behörden neue Organisationsinstrumente ein oder erprobten solche. Obwohl diese Instrumente grundlegende Abläufe in den Behörden beeinflussten, fand dies überwiegend keinen Eingang in die Geschäftsordnungen. Die Behörden prüften in weit überwiegender Zahl nicht, ob und wieweit sich Auswirkungen auf bereits bestehende Regelungen der Geschäftsordnung ergaben. (Tz. 4.5)

0.6
Die Behörden hatten in der Regel in der Geschäftsordnung den Geschäftsgang festgelegt. In der Ausführung des Geschäftsganges wich der überwiegende Teil der Behörden von ihren jeweiligen Regelungen ab. Der Bundesrechnungshof führt dies wesentlich auf fehlende grundsätzliche Regelungen zum Geschäftsgang, die Verteilung der Regeln auf verschiedene Regelungswerke und die unzureichende Berücksichtigung der elektronischen Schriftgutverwaltung in den Geschäftsordnungen zurück. (Tz. 5.1)

0.7
Die vorgefundenen Geschäftsordnungen enthielten zumeist spezifische Regelungen für einzelne Bereiche der Fortbildung. Grundsatzregelungen zur Fortbildung, auf denen diese hätten aufbauen können, fehlten hingegen durchgängig. Die Antrags- und Genehmigungsverfahren waren von zahlreichen Beteiligungs-, Mitzeichnungs- und/oder Genehmigungsvorbehalten und redundanten Kenntnisnahmeschleifen gekennzeichnet. (Tz. 5.2)

0.8
Es gilt, die Bedeutung der Geschäftsordnung als organisatorisches Instrument zu erkennen und dies für ein wirtschaftliches Verwaltungshandeln zu nutzen. Um die Bundesverwaltung hierbei zu unterstützen, hat der Bundesrechnungshof auf der Grundlage seiner Prüfungserkenntnisse Empfehlungen für die Anwendung von Geschäftsordnungen erarbeitet. (Tz. 6, Anlage)

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