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2015 PM - Organisation und Aufgabenwahrnehmung der Beauftragten für den Haushalt nach § 9 BHO bei der Bundesagentur für Arbeit

19.03.2015

0 Zusammenfassung
Der Bundesrechnungshof hat die Organisation und Aufgabenwahrnehmung der Beauftragten für den Haushalt (BfdH) bei der Bundesagentur für Arbeit (Bundesagentur) geprüft. Die Prüfung führte im Wesentlichen zu folgenden Ergebnissen:

0.1
Alle Beschäftigten der Bundesagentur sind zum sparsamen und wirtschaftlichen Handeln nach § 7 BHO verpflichtet. In der Verantwortung des BfdH liegt es darüber zu wachen, dass die Beschäftigten dieser Verpflichtung nachkommen. Damit der BfdH dieser Verantwortung nachkommen kann, müssen die Beschäftigten ihn nach § 9 Absatz 2 Satz 2 BHO bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung beteiligen. Die Regelungen und Strukturen der Bundesagentur zum BfdH-Beteiligungsprozess gewährleisten nicht, dass die BfdH ihre oben angesprochene Verantwortung stets ordnungsgemäß und wirtschaftlich erfüllen können.

0.2
Der BfdH benötigt zur Erfüllung seiner Aufgaben prüffähige Unterlagen. Die Bundesagentur hat nicht sichergestellt, dass alle Vorgänge zu Maßnahmen von finanzieller Bedeutung prüffähig sind. Um prüffähig zu sein, müssen die Vorgänge die Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen dokumentieren. Es fehlt an klaren Vorgaben für die Bedarfsträger, wann und wie angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen und zu dokumentieren sind. Die Bundesagentur muss solche Vorgaben erstellen. Diese Vorgaben müssen die Anforderungen der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zu § 7 BHO erfüllen. Darunter fällt, dass die Bedarfsträger Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei der Planung, bei der Realisierung sowie nach der Umsetzung der Maßnahmen durchführen müssen. Die Bedarfsträger müssen die Vorgaben kennen und anwenden können (Nummer 3.1).

0.3
Nicht in allen von uns untersuchten BfdH-Beteiligungsfällen legten die Bedarfsträger die Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen schlüssig dar. Dennoch zeichneten die BfdH in diesen Fällen ohne Auflagen mit. Es fehlt an einheitlichen, objektiven Prüfkriterien für die BfdH der Bundesagentur. Der Bundesrechnungshof empfiehlt der Bundesagentur, solche Prüfkriterien zu entwickeln (Nummer 3.2).

0.4
Nach den Haushalts- und Bewirtschaftungsbestimmungen der Bundesagentur (HBest) müssen die Bedarfsträger den BfdH bei arbeitsmarktpolitischen Maßnahmen grundsätzlich ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 50 000 Euro beteiligen. In allen anderen Fällen, z. B. bei sächlichen Verwaltungsausgaben, ist der BfdH bei Maßnahmen ab 5 000 Euro zu beteiligen. Diese Betragsgrenzen sind nicht dazu geeignet, dass die BfdH bei der Ausführung des Haushaltsplans angemessen auf die Einhaltung des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes achten können. Während auf der Ebene der besonderen Dienststellen, Regionaldirektionen und Agenturen für Arbeit das Risiko besteht, dass der Großteil der Ausgaben am BfdH vorbeiläuft, wirkt der BfdH der Zentrale mehrheitlich an Vorgängen mit, die nur einen geringen Anteil an den Gesamtausgaben auf zentraler Ebene haben. Der Bundesrechnungshof empfiehlt daher, die Betragsgrenzen für die BfdH-Beteiligung anzupassen. Gleichzeitig muss gewährleistet sein, dass die Bedarfsträger auch unterhalb dieser Betragsgrenzen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchführen. Die Bundesagentur sollte regeln, wer die Wirtschaftlichkeit von Maßnahmen unterhalb der Betragsgrenzen für die BfdHbeteiligung überwacht (Nummer 4).

0.5
Ein IT-Tool kann eine zweckmäßige Arbeitshilfe sein, um die Beteiligten am BfdH-Beteiligungsprozess strukturiert durch die einzelnen Prozessschritte zu führen. Ein IT-Tool allein kann jedoch nicht die Einhaltung des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes sicherstellen. Es ersetzt nicht die oben angesprochenen Erfordernisse, z. B. die Fähigkeit, angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zu erstellen (Nummer 5).

0.6
Im kontradiktorischen Verfahren hat die Bundesagentur ausgeführt, dass sie die Feststellungen des Bundesrechnungshofes zum Anlass genommen habe, ihr Regelwerk zur BfdH-Beteiligung zu überprüfen. Sie hat die HBest überarbeitet. Die Neufassung will sie noch im März 2015 veröffentlichen. Des Weiteren will sie den Bedarfsträgern Checklisten zur Verfügung stellen, anhand derer diese ihre Wirtschaftlichkeitsüberlegungen dokumentieren sollen. Die Checklisten sollen zugleich den BfdH zur Dokumentation ihrer Entscheidungen dienen. Die Bundesagentur kündigt außerdem an, auch die Ausführungskräfte der Bedarfsträger in ihre Schulungen mit dem Thema Wirtschaftlichkeit einzubeziehen. Die Betragsgrenzen zur BfdH-Beteiligung bei Maßnahmen der sächlichen Beschaffung will sie anpassen. Auf der Ebene der Zentrale werde die Betragsgrenze auf 15 000 Euro angehoben. In Dienststellen mit kleinem und mittlerem Verwaltungsbudget werde diese Grenze auf 3 000 Euro abgesenkt. In Dienststellen mit einem großen Verwaltungsbudget soll es bei der Betragsgrenze von 5 000 Euro bleiben. Auch bei den Maßnahmen der aktiven Arbeitsmarktpolitik will die Bundesagentur die Betragsgrenze von 50 000 Euro unverändert lassen. Ihre Auswertung habe ergeben, dass hier bereits der Großteil des Ausgabenvolumens von der BfdHbeteiligung abgedeckt werde. Bei Maßnahmen unterhalb dieser Betragsgrenzen sollen die BfdH künftig Stichprobenprüfungen durchführen (Nummer 7).

0.7
Mit ihren angekündigten und größtenteils bereits eingeleiteten Maßnahmen folgt die Bundesagentur den Empfehlungen des Bundesrechnungshofes umfänglich. Die Änderungen in den HBest sind nach Auffassung des Bundesrechnungshofes geeignet, die entscheidungsrelevanten Unterlagen für die BfdH sowie das Verfahren ihrer Beteiligung zu verbessern. Bei den geplanten Arbeitshilfen hat die Bundesagentur sicherzustellen, dass diese die Anforderungen der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zu § 7 BHO erfüllen. Soweit die Bundesagentur die bislang geltenden Betragsgrenzen beibehalten will, ist dies auf der Grundlage ihrer Auswertungen nachvollziehbar. Unsere Feststellungen zum Umfang der BfdH-Beteiligungen auf den der Zentrale nachgeordneten Ebenen deuten jedoch darauf hin, dass die vorgeschriebene BfdH-Beteiligung in der Praxis nicht durchgängig eingehalten wird. Daher ist nunmehr von zentraler Bedeutung, dass die BfdH und die Bedarfsträger die neuen Regelungen und Vorgaben konsequent in der Praxis umsetzen. Der Bundesrechnungshof schließt das Prüfungsverfahren ab (Nummer 8).

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