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2016 PM - Aufgabenkritik in der Bundesverwaltung

14.12.2016

0 Zusammenfassung
Der Bundesrechnungshof hat in einer Querschnittsprüfung die Aufgabenkritik in der Bundesverwaltung untersucht. Nach früheren Querschnittsprüfungen zur Vollzugskritik setzte diese Prüfung einen Schwerpunkt bei der Zweckkritik. Hierzu hat der Bundesrechnungshof 14 Teilprüfungen bei Behörden der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung durchgeführt. Im Wesentlichen hat er dabei festgestellt:

0.1
Ziele und Zielsysteme der geprüften Behörden waren häufig nicht dazu geeignet, ihre Aufgaben daran auszurichten sowie deren Notwendigkeit für die Zielerreichung zu prüfen. Damit fehlte vielen geprüften Behörden eine wesentliche Voraussetzung für eine Aufgabenkritik. (Tz. 2.1)

0.2
Die für die Organisation der Behörden zuständigen Organisationseinheiten waren vielfach personell oder aufgrund ihres Aufgabenzuschnitts nicht in der Lage, größere Organisationsuntersuchungen, wie eine Aufgabenkritik, selbstständig durchzuführen. (Tz. 2.2)

0.3
Nur wenige geprüfte Behörden hatten einen Aufgabenkatalog, der alle ihre Aufgaben umfasste. Vorhandene Aufgabenkataloge waren zudem meist nicht aktuell, bisweilen sehr veraltet. Die erfassten Aufgaben waren oftmals nicht hinreichend detailliert aufgegliedert, um die zweckkritischen Bewertungen sachgerecht vornehmen zu können. (Tz. 3.1)

0.4
Die geprüften Behörden erweiterten ihre Aufgabenkataloge meist nicht mit notwendigen Kriterien, um die Aufgaben zweckkritisch bewerten zu können. Es fehlten für eine zweckkritische Bewertung der Aufgaben wesentliche Aspekte, insbesondere die gesetzlichen Grundlagen der Aufgaben, der mit den Aufgaben verbundene Personalaufwand und Prognosen zur künftigen Entwicklung der Aufgaben. (Tz. 3.2)

0.5
Die geprüften Behörden bewerteten ihre Aufgaben zumeist nicht umfassend. Insbesondere unterschieden sie nicht konsequent Muss- von Soll- und Kann-Aufgaben. Entscheidungen, ob Aufgaben in verringertem Umfang wahrgenommen oder ausgelagert werden können, trafen sie überwiegend nicht. (Tz. 3.3)

0.6
Einzelne geprüfte Behörden hatten aus der Zweckkritik Soll-Vorschläge entwickelt, um Aufgaben zu reduzieren. Sie setzten diese aber überwiegend nicht um. Die notwendige Dokumentation der aufgabenkritischen Entscheidungen wurde häufig unterlassen. (Tz. 3.4)

0.7
Trotz einschlägiger Vorgaben und Empfehlungen haben die geprüften Behörden Aufgabenkritik in der Regel nicht als Daueraufgabe angesehen, sondern führten sie nur in großen Abständen anlassbezogen durch. Zudem blieben aufgabenkritische Betrachtungen häufig auf einzelne Aufgabenbereiche beschränkt, sodass übergreifende Einsparpotenziale nicht erkannt werden konnten. (Tz. 4.1)

0.8
Vielfach schlossen geprüfte Behörden nach der Zweckkritik keine Vollzugskritik an, sodass deren Optimierungsmöglichkeiten ungenutzt blieben. Andererseits gab es Fälle, in denen Behörden vollzugskritische Maßnahmen (Geschäftsprozessoptimierungen) durchführten, ohne zuvor mittels Zweckkritik geprüft zu haben, ob die zugehörigen Aufgaben überhaupt weiterhin in dieser Behörde durchgeführt werden müssen. (Tz. 4.2)

0.9
Viele geprüfte Behörden missachteten wesentliche organisatorische Prinzipien. So ermittelten sie den jeweiligen Personalbedarf und änderten ihre Aufbauorganisation, ohne zuvor für die betreffenden Aufgaben eine Zweck- und Vollzugskritik durchgeführt zu haben. Der so erhobene Personalbedarf war nicht belastbar. Die Änderungen der Aufbauorganisation waren somit nicht sachgerecht begründet und teilweise unwirtschaftlich. (Tz. 4.3, Tz. 4.4)

0.10
Die Aufgabenkritik besitzt als unverzichtbare Grundlage einer wirtschaftlichen Aufgabenwahrnehmung und methodengerechten Personalbedarfsermittlung in der Bundesverwaltung noch nicht den Stellenwert, der ihr zukommt. Das ressortübergreifend für die Organisation der Bundesverwaltung zuständige Bundesministerium des Innern will darauf hinwirken, dass die Behörden den Vorgaben zur permanenten Aufgabenkritik künftig besser nachkommen und den Ausschuss für Organisationsfragen damit befassen. Der Bundesrechnungshof wird die Aktivitäten des Bundesministeriums zur Aufgabenkritik, die entsprechenden Beschlüsse des Ausschusses für Organisationsfragen und die Fortschritte der Bundesbehörden weiter verfolgen. (Tzn. 5 bis 7)

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