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2018 PM - Elektronische Aktenführung und Dokumentenmanagementsysteme in der Bundesverwaltung

06.07.2018

0 Zusammenfassung
0.1
Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) plante seit dem Jahr 2015, einen Basisdienst E-Akte in der Bundesverwaltung einzuführen. Hierfür führte es mehrere Ressortabfragen durch, um den Bedarf zu ermitteln. In seiner IT-Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (IT-WiBe) aus dem Jahr 2017 legte das BMI einen Bedarf bei 120 Behörden zugrunde, die auf einen Basisdienst E-Akte angewiesen seien. Welche 120 Behörden im Einzelnen mit dem Basisdienst E-Akte ausgestattet werden sollen, konnte das BMI nicht darlegen.

Das BMI sollte als Planungsgrundlage für den einzuführenden Basisdienst E-Akte aktuelle Daten nutzen und die vorliegenden Ressortabfragen aktualisieren.

Das BMI hat im ersten Quartal des Jahres 2018 eine neue Bestandserhebung in allen Ressorts durchgeführt. Diese wird regelmäßig aktualisiert. Es hat unseren Empfehlungen insoweit entsprochen. (Tz. 2.1)

0.2
Nach dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung soll die Bundesverwaltung bis zum 1. Januar 2020 mit elektronischen Akten arbeiten. Dieses Ziel wird die Bundesverwaltung nicht erreichen. Beispielsweise fehlen erforderliche personelle Ressourcen beim IT-Dienstleister, der den Basisdienst E-Akte künftig zentral betreiben soll. Das BMI plant, den Rollout des Basisdienstes E-Akte frühestens im Jahr 2024 abschließen zu können. Behörden, die bereits über eigene E-Akte-Systeme verfügen, sollen erst in einem zweiten Schritt ab dem Jahr 2024 den Basisdienst E-Akte erhalten.

Das BMI und der zentrale IT-Dienstleister sollten rechtzeitig Vorsorge treffen, dass ausreichend personelle Ressourcen für die Einführung des Basisdienstes E-Akte verfügbar sind.

Das BMI hat seinen Projektplan, insbesondere hinsichtlich der Pilotphase, aktualisiert und ein erstes Konzept für die Einführung des Basisdienstes E-Akte erstellt. Danach plant das BMI den Basisdienst E-Akte, nach Abschluss einer Pilotphase in zurzeit 193 Behörden bis zum Jahr 2024 eingeführt zu haben. Das BMI sollte seine Zeitplanung, nach Abschluss des ersten Pilotbetriebs, kritisch bewerten und seinen Projektplan ggf. anpassen. (Tz. 2.2)

0.3
Das BMI aktualisierte die ursprünglich im Jahr 2015 erstellte IT-WiBe für den Basisdienst E-Akte erst nach dem Start des Vergabeverfahrens. Hierdurch wichen z. B. die prognostizierten Lizenzkosten aus der IT-WiBe und der Auftragswertschätzung für das Vergabeverfahren erheblich voneinander ab.

Das BMI berücksichtigte in seiner IT-WiBe Kosten teilweise nicht oder setzte sie zu niedrig an. Inwieweit die zur Ermittlung künftiger Nutzeneffekte pauschal getroffenen Annahmen tatsächlich zutreffen, ist offen.

Das BMI sollte die IT-WiBe überarbeiten und dabei die Kosten aktualisieren sowie die Nutzeneffekte mit belastbaren Zahlen neu bewerten.

Das BMI begründete die verspätete Erstellung der IT-WiBe mit dem Grobkonzept IT-Konsolidierung Bund. Hierdurch sei zusätzlicher Arbeitsaufwand entstanden. Die Abweichung zwischen den in der IT-WiBe zugrunde gelegten Lizenzkosten und denen der Auftragswertschätzung im Vergabeverfahren begründete es plausibel. (Tzn. 3.1 und 3.2)

0.4
Der Bundesrechnungshof untersuchte in der Prüfung auch, inwieweit Behörden mit eigenen E-Akte-Systemen bei der Fortschreibung der ITwiBe zu berücksichtigen waren. Er wird diesen Punkt im parlamentarischen Verfahren nach § 97 BHO gesondert weiterverfolgen. (Tz. 3.2)

0.5
Das E-Akte-System DOMEA wird zurzeit von acht Bundesbehörden – darunter auch dem BMI – genutzt. Der Hersteller von DOMEA wollte die Wartung und Pflege der Software zum Ende des Jahres 2019 einstellen. Nach Verhandlungen mit dem Hersteller konnte eine Bundesbehörde die Wartung und Pflege für DOMEA verlängern.

Dem BMI war bewusst, dass es den acht Bundesbehörden nicht möglich sein würde, den Basisdienst E-Akte bis zum Jahr 2020 rechtzeitig einführen zu können. Es hätte daher einen vorläufigen Weiterbetrieb genutzter E-Akte-Systeme frühzeitig bedenken müssen. Der Bundesrechnungshof empfahl, gleichgelagerte Interessen von Behörden, z. B. bei Verhandlungen mit dem Hersteller von DOMEA, zu bündeln.

Das BMI hat zugesagt, unserer Empfehlung zu entsprechen und bei künftigen Vertragsverhandlungen mit dem Hersteller von DOMEA die Interessen aller betroffenen Behörden zu bündeln. (Tz. 4)

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