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2018 PM - Nutzung von Social Media Diensten in der Bundesverwaltung

09.07.2018

0 Zusammenfassung
Der Bundesrechnungshof prüfte querschnittlich die Nutzung von Sozialen Medien in der Bundesverwaltung. Dieser Bericht enthält die wesentlichen Erkenntnisse aus den Einzelprüfungen:

0.1
Die Bundesbehörden dokumentierten in der Regel nicht die Konfigurationen der Nutzerkonten Sozialer Medien und ihre Veränderungen über die Zeit. Dies gilt insbesondere für die Prüfung und Akzeptanz der jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Plattformbetreiber. (Tz. 2)

0.2
Auch die mit der Nutzung Sozialer Medien verbundenen Risiken analysierten und dokumentierten die Bundesbehörden nicht oder nicht ausreichend. Schriftlich regelten sie nicht, wie die Präsenzen in den Sozialen Medien außerhalb der Dienstzeiten zu überwachen sind. (Tz. 3)

0.3
Überwiegend hatten die Bundesbehörden keine Gesamtstrategie für die Nutzung der Sozialen Medien erstellt. Ziele und Ressourceneinsatz waren nicht festgelegt und ebenfalls nicht dokumentiert. Überdies hatten die Bundesbehörden die Wirtschaftlichkeit in der Regel nicht untersucht. (Tz. 4)

0.4
Für die aktive Nutzung und den Umgang mit den Sozialen Medien hatten die Bundesbehörden häufig keine generellen Richtlinien erstellt. (Tz. 5)

0.5
In ihren Präsenzen in den Sozialen Medien waren die Verhaltensregeln („Netiquette“) vielfach unvollständig oder nicht vorhanden. Häufig erfüllten die Bundesbehörden nicht die Impressumspflichten. Teilweise hatten sie auch keine Datenschutzhinweise eingestellt. (Tzn. 6 und 7)

0.6
Der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik (BfIT) sollte mit geeigneten Maßnahmen (z. B. Informationen, Handreichungen, Fortbildungsangeboten) die Bundesverwaltung bei der Nutzung Sozialer Medien unterstützen. Dabei sollte er insbesondere darauf hinwirken, dass die Bundesbehörden

  • schriftlich festhalten, welche Personen die mit den Nutzerkonten verknüpften vertraglichen Rechte und Pflichten jeweils wahrnehmen und welche Rollen im Nutzerkonto sie hierbei ausüben. Insbesondere sollten sie die Konfiguration der Nutzerkonten und die jeweiligen AGB außerhalb der Präsenzen Sozialer Medien dokumentieren.
  • eine Risikoanalyse für die Nutzung Sozialer Medien durchführen und diese regelmäßig aktualisieren. Diese sollte festschreiben, welche Maßnahmen sie zur Risikominimierung ergreifen.
  • eine Gesamtstrategie für die Nutzung der Sozialen Medien in der Behörde erarbeiten. Darin sollten sie Ziele formulieren und darlegen, mit welchem Ressourceneinsatz sie diese Ziele erreichen wollen. Aussagen zur Wirtschaftlichkeit der Nutzung Sozialer Medien sollten sie in einer angemessenen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung dokumentieren.
  • die Nutzung Sozialer Medien in der Behörde eindeutig regeln. Hierfür sollten sie Richtlinien einführen, die umfassend und verbindlich sowohl für vorhandene als auch für zukünftige Präsenzen in den Sozialen Medien gelten. Rechte, Pflichten und Handlungsspielräume der Beschäftigten im Umgang mit den Sozialen Medien sollten darin festgeschrieben sein. Ebenso sollte festgelegt sein, in welchen Fällen weitere Beteiligte, wie der / die Datenschutzbeauftragte, einzubeziehen sind.
  • ihre Präsenzen in den Sozialen Medien derart gestalten, dass
      •  eine den möglichen Nutzerinteraktionen angemessene Netiquette,
      • ein dem Zweck der Nutzung der Sozialen Medien entsprechendes Impressum und
      • eine entsprechende Datenschutzerklärung

vorliegen.


0.7
Der BfIT gab an, viele der im Prüfbericht aufgeworfenen Punkte seien in der Handreichung zur Nutzung sozialer Medien in den Bundesministerien grundsätzlich angelegt, jedoch im Detail bisher teilweise nicht ausgearbeitet. Für die individuelle dienstliche Nutzung Sozialer Medien bedürfe es ggf. eigenständiger Empfehlungen und/oder ressortinterner Leitfäden oder Regelungen.

Um die Sensibilisierung bei der Umsetzung in den einzelnen Häusern zu unterstützen, werde das BMI über den Ausschuss für Organisationsfragen alle Ressorts nochmals auf die Handreichung und den Querschnittsbericht des Bundesrechnungshofes besonders hinweisen. Der BfIT werde prüfen lassen, die Handreichung um bisher nicht enthaltene Aspekte zu ergänzen. Zudem werde er die Notwendigkeit und Möglichkeit spezifischer Fortbildungsangebote durch die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung prüfen lassen.

0.8
Der BfIT hat unsere Hinweise aufgegriffen und will die Sensibilisierung der Bundesbehörden bei der Nutzung Sozialer Medien unterstützen.

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