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2019 PM - Fachaufsicht der Bundesministerien über ihre nachgeordneten Geschäftsbereiche (Kontrollprüfung)

20.12.2019

Symbolbild - Organisation

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Langfassung (pdf)Der Bundesrechnungshof hat in einer Kontrollprüfung querschnittlich untersucht, wie die Bundesministerien die Fach- aufsicht über ihre nachgeordneten Bereiche wahrnehmen. In die Prüfung hat er drei Bundesministerien und je zwei nachgeordnete Bundesoberbehörden einbezogen. In diese Querschnittprüfungsmitteilung sind auch Prüfungserkennt- nisse aus anderen Prüfungen eingeflossen.

Der Bundesrechnungshof hat seine Feststellungen und Empfehlungen dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat mit der Prüfungsmitteilung vom 10. Juli 2019 übersandt. Das Bundesministerium gab dazu mit Schreiben vom 20. September 2019 eine in der Bundesregierung abgestimmte Stellungnahme ab. Der Bundesrechnungshof hat die Stellungnahme in dieser Abschließenden Prüfungsmitteilung berücksichtigt.

0.1
In ihren Regelungen für die einheitliche Wahrnehmung der Fachaufsicht in ihrem Geschäftsbereich definierten die Ressorts Inhalte und Instrumente der Fachaufsicht. Einen verbindlichen Handlungsrahmen für eine gezielte und koordinierte Steuerung ihres jeweiligen Geschäftsbereichs hatten die Ressorts nicht vorgegeben.

Die Bundesministerien haben hierzu auf die „Arbeitshilfe zur Ausübung der Fachaufsicht über nachgeordnete Bereiche in der unmittelbaren Bundesverwaltung“ verwiesen. Ein Großteil der Ressorts setze bereits wesentliche Teile der Arbeitshilfe um.

Die Arbeitshilfe für die Ausübung der Fachaufsicht enthält allgemeine grundsätzliche Erläuterungen zur Fachaufsicht. Um zu einer einheitlichen Fachaufsicht gegenüber seinen nachgeordneten Behörden beizutragen, sollte jedes Bundes- ministerium für seinen Geschäftsbereich Maßstäbe für die Anwendung der Arbeitshilfe und der darin umfassend beschriebenen Aufsichtsinstrumente festlegen. (Tz. 2)

0.2
In allen geprüften Bundesministerien war die Fachaufsicht über einzelne nachgeordnete Behörden auf mehrere Referate verteilt. Dadurch besteht das Risiko, dass Informationen nicht allen Beteiligten in den Bundesministerien und in den nachgeordneten Behörden zugänglich oder nicht ausreichend abgestimmt sind.

Eine Bündelung der Fachaufsicht ist aus Sicht der Bundesministerien aufgrund der thematischen Unterschiede häufig nicht sachgerecht. Sofern mehrere Referate Fachaufsicht über dieselbe Behörde ausüben, halten die Ressorts die empfohlene Benennung von koordinierenden Fachaufsichtsreferaten grundsätzlich für sinnvoll. (Tz. 3)

0.3
In den Geschäftsverteilungsplänen der Bundesministerien war weder eindeutig noch vollständig festgelegt, wer für die Ausübung der Fachaufsicht über nachgeordnete Behörden und bestimmte Aufgaben zuständig und verantwortlich war. Dies erschwert die Aufgabenzuordnung und kann dazu führen, dass Aufgaben von der Fachaufsicht ausgenommen bleiben.

Um eine lückenlose Fachaufsicht sicherzustellen, müssen die Bundesministerien die Zuständigkeiten zweifelsfrei regeln. Die Aufgaben von Koordinierungsreferaten, federführenden und sonstigen Fachreferaten müssen klar abgegrenzt sein. (Tz. 4)

0.4
Ein Bundesministerium ließ wichtige Aufgaben der Fachaufsicht von einem Beratungsunternehmen ausführen, das gleichzeitig auch die betroffene nachgeordnete Einrichtung beriet.

Die Fachaufsicht gehört zu den ministeriellen Kern- und Steuerungsaufgaben und darf daher nicht an Externe vergeben werden. Die Bundesministerien müssen die erforderlichen Kompetenzen aufbauen, um diese Aufgaben selbst wahrnehmen zu können. (Tz. 5)

0.5
Die Bundesministerien nutzten verschiedene Instrumente mit flexibler Intensität, um ihre Fachaufsicht auszuüben.

Den Vorschlag, einen Erfahrungsaustausch der Fachaufsicht führenden Referate zum Einsatz von Instrumenten der Fachaufsicht durchzuführen, haben die Ressorts ausdrücklich begrüßt. Der Bundesrechnungshof erwartet, dass der Erfahrungsaustausch so schnell wie möglich eingerichtet wird. (Tz. 6)

0.6
Die mit der Fachaufsicht befassten Referate eines Bundesministeriums richteten vereinzelt ihre Aufträge oder Anfragen auch per E-Mail oder telefonisch an nachgeordnete Behörden. Für diese war nicht immer erkennbar, ob es sich um eine formelle Weisung, eine Bitte des fachaufsichtlich zuständigen Referates oder eine unverbindliche Aussage eines einzelnen Beschäftigten des Fachaufsichtsreferates handelte.

Die Bundesministerien sollten formelle Erlasse – auch per E-Mail – grundsätzlich als solche kennzeichnen. Erlasse und sonstige Weisungen sollten auf dem Dienstweg über die jeweils zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet werden. (Tz. 7)

0.7
Nicht alle Bundesministerien hatten einen Überblick über die Erlasse und sonstigen Regelungen, die sie für ihren Ge-schäftsbereich getroffen hatten.

Transparenz über den Stand der ministeriellen Vorgaben schafft eine verlässliche Arbeitsgrundlage und kann zur Ver- meidung von aufwendigen Einzelfallentscheidungen beitragen. Die Ressorts sollten daher für die Fachaufsicht führen- den Referate und die nachgeordneten Behörden Erlassdatenbanken einrichten und dafür Sorge zu tragen, dass diese stets auf aktuellem Stand sind. Der befürchtete Aufwand für die Einrichtung von Erlassdatenbanken kann minimiert werden, indem auf bewährte Verfahren anderer Ressorts zurückgegriffen wird. (Tz. 8)

0.8
In zwei Geschäftsbereichen bearbeiteten zeitweise mehrere nachgeordnete Behörden gleichzeitig Fragen zu dem- selben Thema. Den Bundesministerien fehlte der Überblick, welche Behörde sich gerade mit welcher Aufgabe zu diesem Thema beschäftigte.

Insbesondere Bundesministerien mit einem sehr großen und heterogenen Geschäftsbereich, die aufgrund ihrer viel- fältigen Aufsichtsbeziehungen einen hohen Koordinierungsaufwand haben, sollten bei der Benennung von Koordi- nierungsreferaten auch deren Zusammenarbeit regeln. Sie sollten durch eine intensive Kommunikation ihrer Koordi- nierungsreferate sicherstellen, dass die Aktivitäten der nachgeordneten Behörden in übergreifenden Themen koordiniert und ggf. inhaltlich gebündelt werden. So können Doppelarbeit und gegensätzliche Auffassungen zu demselben Thema vermieden werden. Der Bundesrechnungshof erwartet, dass hierzu im geplanten Erfahrungsaus- tausch Lösungen erarbeitet werden. (Tz. 9)

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