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2019 PM - Haushalts- und Wirtschaftsführung des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

29.05.2019

Symbolbild - Haushaltsführung

0 Zusammenfassung
Langfassung des BerichtesDer Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) war bis Ende 2015 an das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) angegliedert. Seit dem 1. Januar 2016 ist er eine eigenständige oberste Bundesbehörde. Der Bundesrechnungshof prüfte im Jahr 2018 die Haushalts- und Wirtschaftsführung des BfDI und betrachtete hier insbesondere die Jahre 2016 und 2017. In der vorliegenden Abschließenden Prüfungsmitteilung fasst der Bundesrechnungshof die wesentlichen Feststellungen, Bewertungen und Empfehlungen sowie die Stellungnahmen des BfDI zusammen.

0.1
Eine zentrale Beschaffungsstelle richtete der BfDI nicht ein. Für Beschaffungen waren die Bedarfsträger zuständig. Interne Regelungen zur Beschaffungsdurchführung gab es nicht. Der BfDI hielt die Anforderungen der Verhaltensstandards zur Korruptionsprävention nicht ein. Der Bundesrechnungshof empfahl dem BfDI, die Korruptionsgefährdung seiner Aufgaben zu analysieren und Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Insbesondere sind Bedarfsträger und Bedarfsdecker zu trennen. Ferner sollte er eine zentrale Beschaffungsstelle auf der Grundlage von Aufgabenkritik, Organisationsuntersuchung und Personalbedarfsermittlung einrichten, die Bündelung und Durchführung der Beschaffungen durch eine interne Dienstanweisung regeln und die mit Beschaffungen betrauten Beschäftigten im Vergaberecht schulen. Der BfDI begrüßt die Empfehlungen des Bundesrechnungshofes zur Organisation und Durchführung der Beschaffung im Wesentlichen und beabsichtigt, sie umzusetzen. (Tz. 4.2)

0.2
Der BfDI wickelte einen erheblichen Teil seiner Beschaffungen über die im Kaufhaus des Bundes eingestellten Rahmenverträge ab. Daneben beschaffte er Dienstleistungen und Waren mit einem Schätzwert bis zu 8 000 bzw. 25 000 Euro (ab November 2017) freihändig. Bei dem überwiegenden Teil seiner Beschaffungen verstieß der BfDI gegen vergaberechtliche Vorschriften. So holte er Vergleichsangebote nicht oder in nicht ausreichender Zahl ein und fertigte keine oder unzureichende Vergabevermerke.

Der Bundesrechnungshof forderte den BfDI auf, das Vergaberecht durchgängig zu beachten. Der BfDI hat unsere Empfehlungen zur Durchführung der Beschaffung im Wesentlichen begrüßt und beabsichtigt, sie umzusetzen. (Tz. 4.3)

0.3
Der BfDI beschaffte Arbeitsplatz-Drucker und Multifunktionsgeräte, ohne vorher den sachgerechten Bedarf zu ermitteln. Ein Druckerkonzept lag den Beschaffungen nicht zugrunde.

Der Bundesrechnungshof empfahl dem BfDI, alle zur Deckung seines Druckbedarfs in Betracht kommenden Alternativen in einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu betrachten und dabei auch die Möglichkeit in Betracht zu ziehen, auf Arbeitsplatz-Drucker grundsätzlich zu verzichten. Er sollte aus den Ergebnissen der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ein Druckerkonzept entwickeln und künftigen Beschaffungen zugrunde legen und eine bedarfsgerechte Ausstattung sicherstellen. Der BfDI sagte zu, bei künftigen Drucker-Rollouts – wie vom Bundesrechnungshof empfohlen – die in Betracht kommenden Alternativen zu vergleichen. Sollte dabei eine Alternative ohne Arbeitsplatzdrucker die Anforderungen erfüllen, werde diese selbstverständlich auch betrachtet und die wirtschaftliche Alternative umgesetzt. (Tz. 5.2)

0.4
Der BfDI entschied sich für die elektronische Erfassung und Verwaltung seiner Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände. Eine entsprechende Software konnte erst im Jahr 2017 beschafft werden. Mangels Inventarisierung hatte der BfDI keinen Gesamtüberblick über die Existenz oder den Verbleib seiner Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände. Folgerichtig fehlten auch die Inventarisierungsvermerke auf den Rechnungen der beschafften Gegenstände.

Der Bundesrechnungshof erwartete, dass der BfDI eine vollständige Bestandsaufnahme aller vorhandenen Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände vornimmt und die Rechnungen der neu beschafften Gegenstände mit Inventarisierungsvermerken versieht. Ferner sollte der BfDI spätestens drei Jahre nach Abschluss der Inventarisierung eine Bestandsüberprüfung vornehmen und das Ergebnis nachvollziehbar dokumentieren. Der BfDI hat mitgeteilt, er teile die vom Bundesrechnungshof formulierten Ziele hinsichtlich einer kompletten Bestandsaufnahme aller Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände. Die Umsetzung der IT-gestützten Inventarisierung gestalte sich derzeit schwierig, so dass noch nicht die vom BfDI angestrebten Fortschritte zustande gekommen seien. (Tz. 6)

0.5
Der BfDI nutzte die Fahrbereitschaft des BMI in Bonn und Berlin. Mittelfristig will er eine eigene Fahrbereitschaft aufbauen und die Fahrzeuge eigenständig beschaffen und verwalten.

Der Bundesrechnungshof empfahl dem BfDI mit Aufbau einer eigenen Fahrbereitschaft, den Bedarf an Dienstkraftfahrzeugen regelmäßig zu prüfen, eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu den Alternativen Kauf/ Leasing unter Berücksichtigung der Jahreswagenregelung durchzuführen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Auslastung der Fahrzeuge sollte er anhand der Fahrtzwecke, Kilometerleistungen und Nutzertage regelmäßig untersuchen und dokumentieren. Der BfDI sollte zudem die Fahrtenbücher den Vorschriften entsprechend führen und auf vollständige, eindeutige und schlüssige Eintragungen achten. Der BfDI sagte zu, die Empfehlungen einschließlich des Leitsatzes „Fahrbereitschaften und Dienstkraftfahrzeuge“ zu berücksichtigen, falls es zu dem Aufbau einer eigenen Fahrbereitschaft kommen sollte. (Tz. 7)

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