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2019 PM - Organisation des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

23.12.2019

Symbolbild - Organisation 

0 Zusammenfassung

Der Bundesrechnungshof hat die Organisation des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informations- sicherheit (BfDI) untersucht und ihn im August 2019 über seine Prüfungsfeststellungen unterrichtet. Der BfDI hat hierzu Anfang Oktober 2019 Stellung genommen. Der Bundesrechnungshof kommt zu folgendem abschließenden Ergebnis:

0.1
Langfassung (pdf)Der BfDI wurde im Jahr 2016 ohne vorhergehende Organisationsuntersuchung mit Personalbedarfsermittlung in eine oberste Bundesbehörde umgewandelt. Er beabsichtigt nunmehr, sein Haus organisatorisch untersuchen zu lassen. Der Bundesrechnungshof erwartet, dass mit der Untersuchung baldmöglichst begonnen wird, um eine belastbare organisatorische Grundlage für eine wirtschaftliche Aufgabenwahrnehmung zu schaffen. Der Bundesrechnungshof erwartet weiterhin, dass der BfDI künftige Organisationsuntersuchungen zeitnah mit eigenem Personal durchführt und Aufgabenkritik sowie Personalbedarfsermittlung als Daueraufgabe etabliert.

Der BfDI hat mitgeteilt, auch für ihn sei die Notwendigkeit einer umfassenden Organisationsuntersuchung unstrittig. Er habe seine Absicht, die Organisationsuntersuchung im Jahr 2019 durchzuführen, trotz der bereits frühzeitig mit dem Bundesverwaltungsamt (BVA) begonnenen Vertragsverhandlungen noch nicht umsetzen können. Vorbereitende Gespräche mit dem BVA wolle der BfDI im ersten Quartal 2020 wieder aufnehmen und dabei auch eine Aktualisierung des Zeitplans erwirken. Die Empfehlung, die erste Organisationsuntersuchung zum Zweck des Wissenstransfers für künftige eigene Untersuchungen mit ausreichend eigenen Personal zu begleiten, werde der BfDI berücksichtigen. Wir fordern den BfDI weiterhin auf, die überfälligen Organisationsuntersuchungen zeitnah und unverzüglich durchzuführen. (Tz. 2)

0.2
Seit Umwandlung in eine Oberste Bundesbehörde hat der BfDI wegen zunehmender Aufgaben kontinuierlich zusätzliche Stellenbedarfe geltend gemacht. Die Anzahl der verfügbaren Plan-/Stellen hat sich seit 2016 mehr als verdoppelt. Eine aufgabenkritische Untersuchung und eine Personalbedarfsanalyse hatte er dazu nicht durchgeführt. Seine auf Annahmen und Einschätzungen beruhenden Personalberechnungen hat er auch nicht in Teilbereichen dahingehend evaluiert, ob und in wie weit seine Einschätzungen eingetreten sind. Der Bundesrechnungshof hat den BfDI aufgefordert, alle ihm als oberste Bundesbehörde bewilligten Planstellen und Stellen einer analytischen Personalbedarfsermittlung zu unterziehen. Weiterhin forderte der Bundesrechnungshof, künftige Stellenbedarfe mit methodengerechter Aufgabenkritik und Personalbedarfsermittlung zu begründen.

Der BfDI hat zugesagt, dass eine methodengerechte Personalbedarfsermittlung Bestandteil der noch durchzuführenden Organisationsuntersuchung einschließlich Aufgabenkritik und Geschäftsprozessoptimierung sein wird. (Tz. 3)

0.3
Der BfDI nutzt für seine Beschaffungen die Dienste des Beschaffungsamtes des Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat und des Kaufhauses des Bundes. Für die noch durch ihn durchzuführenden Beschaffungen beab- sichtigte er, ein eigenes Beschaffungsreferat einzurichten. Wir sahen die Einrichtung eines Beschaffungsreferates als nicht notwendig und überdimensioniert an und haben empfohlen, diese Aufgabe in einem Sachbereich „Beschaffung“ durchzuführen.

Der BfDI hat mitgeteilt, er habe die Gruppe Z - Zentrale Aufgaben - mit vier Referaten eingerichtet. Die ursprünglich für den Haushalt 2020 angemeldete Einrichtung eines gesonderten Beschaffungsreferates habe er nicht weiter verfolgt.

Mit dem Verzicht auf ein eigenständiges Beschaffungsreferat ist der BfDI der Empfehlung des Bundesrechnungshofes gefolgt. Der BfDI hat jedoch die Gruppe Z ohne Aufgabenkritik, Prozessoptimierung und Personalbedarfsanalyse ein- gerichtet. Er hat damit eine Struktur geschaffen, deren Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit nicht nachgewiesen ist. (Tz. 4)

0.4
Der BfDI hatte bisher keine Steuerungsinstrumente oder interne Kontrollsysteme eingesetzt. So konnte er nicht evaluieren, ob und in wieweit er seine Ziele erreicht hat. Der Bundesrechnungshof hat empfohlen, solche Instrumente und Systeme - beispielsweise ein Risikomanagement in organisatorisch untersuchten Bereichen - einzurichten.

Der BfDI hat mitgeteilt, er habe zur Festlegung von Zielen sowie der strategischen Ausrichtung des Hauses bereits eine Organisationseinheit bzw. Stabsstelle „Leistungsstab" eingerichtet. Darüber hinaus habe er eine Ansprechperson für Korruptionsprävention sowie eine Sponsoringbeauftragte bestellt. Die Entscheidung über die Einführung weitergehender oder spezifischerer Steuerungsinstrumente und Kontrollsysteme einschließlich eines Risikomanagements wolle er nach Abschluss der Organisationsuntersuchunq treffen. (Tz. 5)

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