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2020 PM - Erstattung von Aufwendungen der Mitglieder der Selbstverwaltung der Bundesagentur für Arbeit

18.02.2020

Bild - Zentrale der Bundesagentur für Arbeit 

0 Zusammenfassung

Digital Administration and Cyber SecurityDer Bundesrechnungshof prüfte die Erstattung von Aufwendungen der Mitglieder der Selbstverwaltung bei der Bundesagentur für Arbeit (Bundesagentur). Die Prüfung führte zu folgenden abschließenden Ergebnissen:

0.1
Die Bundesagentur berücksichtigt systematisch unentgeltlich bereitgestellte Verpflegung beim Tagegeld für Mitglieder des Verwaltungsrates nicht. In dem Vordruck „Erstattung der baren Auslagen und Zahlung einer Entschädigung“ (Erstattungsvordruck) für Mitglieder des Verwaltungsrates ist eine solche Abfrage nicht mehr vorgesehen.

Die Bundesagentur sagte zu, das Tagegeld bei Veranstaltungen des Verwaltungsrates künftig pauschal zu kürzen.

Für unentgeltlich bereitgestellte Verpflegung ist das Tagegeld grundsätzlich zu kürzen. Kürzungstatbestände sind im Erstattungsvordruck für alle Veranstaltungen abzufragen, an denen Mitglieder der Selbstverwaltung in dieser Funktion teilnehmen. Die Bundesagentur sollte daher die Abfrage von unentgeltlich bereitgestellter Verpflegung wieder in den Erstattungsvordruck aufnehmen. (Nummer 2)

0.2
Die Bundesagentur erstattete Übernachtungskosten, ohne zu prüfen, ob diese in der geltend gemachten Höhe notwendig waren. Nach den Grundsätzen für die Entschädigung und die Erstattung der baren Auslagen der ehrenamtlich Tätigen der Bundesagentur für Arbeit (BA) – § 376 SGB III (Erstattungsgrundsätze) ist die Erstattung höherer als vom Bundesreisekostenrecht grundsätzlich zugelassener Übernachtungskosten zulässig, „wenn es die aktuellen Gegebenheiten am Sitzungsort erfordern“.

Die interne Vorgabe des Büros der Selbstverwaltung, wonach Übernachtungskosten der Mitglieder des Verwaltungsrates „immer in der nachgewiesenen Höhe erstattet werden“, geht darüber hinaus.

Die Bundesagentur entgegnete, sie prüfe immer, ob Übernachtungskosten in der geltend gemachten Höhe notwendig waren. Die Gründe seien lediglich im Einzelfall nicht dokumentiert wurden.

Die Bundesagentur muss die Notwendigkeit und Höhe geltend gemachter Übernachtungskosten in jedem Einzelfall prüfen und dokumentieren. (Nummer 3)

0.3
Die Erstattungsgrundsätze ermöglichen die Erstattung von Businessflugreisen ohne Einschränkung. Damit gehen die Erstattungsgrundsätze deutlich über die Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes und die Empfehlungen der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände und des Deutschen Gewerkschaftsbundes für die Selbstverwaltungsorgane der übrigen Sozialversicherungsträger hinaus.

Die Bundesagentur wies darauf hin, dass die Arbeitsbelastung der Mitglieder der Selbstverwaltung eine effiziente Nutzung der Reisezeit erfordere. Hierfür seien Business-Flüge auch bei Inlandsreisen ein angemessenes Reisemittel.

Der Bundesrechnungshof bleibt bei seiner Empfehlung, die Erstattungsgrundsätze hierzu kritisch zu prüfen. (Nummer 4)

0.4
Die Bundesagentur erstattet auch Kosten für Mietwagen, die überwiegend nicht für die ehrenamtliche Tätigkeit der Selbstverwaltung genutzt wurden.

Nach ihrer Ansicht könnten die Mietwagen auch für die hauptberufliche Tätigkeit außerhalb der Bundesagentur genutzt worden sein. Die Bundesagentur werde künftig bei der Nutzung von Mietwagen grundsätzlich 0,30 Euro je dienstlich gefahrenem Kilometer erstatten. Die Erstattung der Kosten für einen Mietwagen erfolge nur, wenn der Einsatz des Mietwagens wirtschaftlich oder notwendig war und dies entsprechend begründet wird.

Die Erstattung von Aufwendungen nach § 376 Satz 1 und 2 SGB III setzt einen unmittelbaren Bezug zur Tätigkeit als Mitglied der Selbstverwaltungsorgane der Bundesagentur voraus. Die Erstattung aus dem Beitragshaushalt ist auf Aufwendungen für die ehrenamtliche Tätigkeit als Mitglied der Selbstverwaltung zu begrenzen. (Nummer 5)

0.5
Die Bundesagentur verzichtete für Mitglieder der Selbstverwaltung bei Dienstreisen in Verbindung mit privaten Reisen auf eine Vergleichsberechnung. Damit besteht das Risiko überhöhter Erstattungen.

Die geforderten Vergleichsberechnungen seien nach Einschätzung der Bundesagentur praktisch kaum umsetzbar.

Für den Bundesrechnungshof erschließt sich nicht, dass Vergleichsberechnungen für Beschäftigte der Bundesagentur üblich sind aber für Mitglieder der Selbstverwaltung nicht umsetzbar sein sollen. Er hält daher seine Forderung aufrecht, bei der Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen eine Vergleichsberechnung durchzuführen. (Nummer 6)

0.6
Die Selbstverwaltungsorgane der Bundesagentur sind die Aufsichtsgremien der Bundesagentur. Sie haben eine Vorbildfunktion gegenüber den Beschäftigten der Bundesagentur und eine Verantwortung gegenüber der Versichertengemeinschaft für einen sparsamen Umgang mit Beitragsmitteln. Daher sollte sich die Erstattung der Auslagen der Mitglieder der Selbstverwaltungsorgane auf notwendige Ausgaben beschränken.

Der Bundesrechnungshof bleibt bei seiner Forderung, die Erstattungsgrundsätze einzuhalten. Erstattungsgrundsätze, die über die Empfehlung der Sozialpartner hinaus gehen, sind kritisch zu hinterfragen und im Falle der Beibehaltung schlüssig zu begründen.

Das Büro der Selbstverwaltung hat Verfahren initiiert, die mit den Erstattungsgrundsätzen und dem Bundesreisekostengesetz nicht vereinbar sind und sich zum Nachteil des Beitragshaushaltes auswirkten. Die Bundesagentur muss prüfen, ob dadurch Vermögensschäden entstanden sind. Dabei sind die Grundsätze für das „Verfahren bei festgestellten Vermögensschäden (VfV)“ zu berücksichtigen. (Nummer 7)

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