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2020 PM - Kosten- und Leistungsrechnung in der Bundesverwaltung (Querschnittsprüfung)

13.07.2020

Symbolbild - KLR

Zusammenfassung
Digital Administration and Cyber SecurityDer Bundesrechnungshof hat in einer Querschnittsprüfung die Kosten- und Leistungsrechnung bei sieben Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung untersucht. Die Ergebnisse der Einzelprüfungen hat er in dieser Abschließenden Prüfungsmitteilung zusammengefasst. Im Wesentlichen hat der Bundesrechnungshof festgestellt:

0.1
Die KLR in der Bundesverwaltung soll im Wesentlichen folgende Ziele erfüllen:

  • Informationsbereitstellung,
  • Schaffung von Kosten- und Leistungstransparenz,
  • Schaffung der Grundlagen für Produkthaushalte,
  • Ermittlung kostendeckender Gebühren und Entgelte,
  • Verursachungsgerechte Verrechnung innerbehördlicher Leistungen und
  • Stärkung des wirtschaftlichen Handelns.


Einige Behörden hatten bei der Einführung bzw. Fortschreibung der Kosten- und Leistungsrechnung keine konkrete Festlegung getroffen, was sie mithilfe der Kosten- und Leistungsrechnung erreichen wollen. (Tz. 3.1)

0.2
Die meisten Behörden nahmen nach der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung konzeptionelle Änderungen größeren Umfangs (z. B. eine Bereinigung des Kontenplans oder eine Anpassung der Verrechnungsschemata) vor, richteten hierfür aber kein Projekt ein und wandten keine Projektmanagement-Instrumente an. Dies führte vielfach zu Verzögerungen bzw. einer überlangen Projektdauer und einer bislang unzureichenden Umsetzung der Kosten- und Leistungsrechnung. (Tz. 3.2)

0.3
Behörden, die ihre Personalkosten über eine individuelle Zeiterfassung ermittelten, konnten keine vollständige und zeitnahe Erfassung durch ihre Beschäftigten sicherstellen. In einigen Fällen fehlten zudem vollständige und aktuelle Produktsteckbriefe. Die so ermittelten Personalkosten waren damit nicht belastbar. (Tz. 4.1.1)

0.4
Keine der geprüften Behörden berücksichtigte die Raumkosten vollständig in der Kosten- und Leistungsrechnung. Entweder ließen die Behörden Raumkosten gänzlich aus der Kosten- und Leistungsrechnung aus oder sie bezogen keine kalkulatorischen Abschreibungen und keine kalkulatorischen Zinsen für diejenigen Baumaßnahmen ein, die sie aus eigenen Haushaltsmitteln selbst durchführten. (Tz. 4.2)

0.5
Den meisten Behörden war sowohl der Umfang als auch der Wert ihres Anlagevermögens nicht vollständig bekannt, sodass entsprechende Abschreibungen unvollständig und fehlerhaft waren. (Tz. 4.3)

0.6
Alle untersuchten Behörden berücksichtigten in ihrer Kosten- und Leistungsrechnung Aufwendungen für eingetretene Schäden, obwohl diese wegen ihrer zufälligen Schwankungen nicht in der Kosten- und Leistungsrechnung erfasst werden dürfen. Gleichwohl ließen sie kalkulatorische Wagniskosten unberücksichtigt. (Tz. 4.4)

0.7
Einige Behörden, die Drittmittel für Projekte einwarben, berücksichtigten zwar die hier angefallenen Kosten in der Kosten- und Leistungsrechnung, wiesen jedoch keine Erlöse aus Drittmitteleinnahmen aus. Ferner hatte keine einzige Behörde, die Drittmittel einwarb, Regelungen zur Behandlung drittmittelfinanzierter Leistungen in der Kostenund Leistungsrechnung erlassen. (Tz. 4.5)

0.8
Nur einer einzigen Behörde war es gelungen, eine funktionierende Kostenträgerrechnung einzuführen. Allen übrigen Behörden war es auch rund 20 Jahre nach Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung noch immer nicht möglich, die Kosten der einzelnen Produkte darzustellen. Die gewonnen Informationen waren für diese Behörden damit unbrauchbar. (Tz. 5)

0.9
Der weit überwiegende Teil der Behörden hat es bislang versäumt, systematisch die Informationsbedarfe der Leitung und Fachabteilungen abzufragen und ihr Berichtswesen darauf auszurichten. Damit ließen sie wesentliche Steuerungsinformationen ungenutzt und ihnen blieben Kostensenkungspotenziale verborgen (Tz. 6.1)

0.10
Obwohl mit der Kosten- und Leistungsrechnung eine Vielzahl von Daten zur Verfügung stehen, prüften die Behörden in der Regel nicht, ob diese noch für andere Zwecke eingesetzt werden können. In der Folge stellten sie aufwendige eigene Berechnungen bzw. Untersuchungen beispielsweise für die Gebührenkalkulation an. (Tz. 6.2)

0.11
Die Bundesregierung sieht in der KLR ein Instrument, um das Verhältnis von Kosten und Aufgabenwahrnehmung transparent zu machen und wirtschaftliches Handeln zu fördern. Der Informationsgehalt der KLR-Daten hänge von der Quantität und der Qualität der zu erfassenden bzw. einzubeziehenden Daten ab. Um die Potenziale als Informations- und Steuerungsinstrument vollständig auszuschöpfen, bedürfe es dann jedoch einer detaillierten konzeptionellen Planung. So müssten die Behörden insbesondere Ziele festlegen und den spezifischen Informationsbedarf ermitteln. Die Bundesregierung verweist in ihrer Stellungnahme darauf, dass die Entscheidung für eine KLR sowie deren Ausgestaltung in der alleinigen Zuständigkeit der Ressorts liege. Es bestehe für die Bundesbehörden keine generelle Pflicht, eine KLR einzuführen. Bundesbehörden die eine KLR betreiben sollten die Mindestanforderungen des KLR-Handbuches erfüllen. (Tz. 8)

0.12
Die Bundesregierung bestätigt damit die Feststellungen, Bewertungen und Empfehlungen des Bundesrechnungshofes. Die Ressorts und die Behörden sollen eigenverantwortlich entscheiden, ob und in welchem Umfang sie eine KLR nutzen. Hierbei müssen sie allerdings wirtschaftlich handeln. Die KLR ist kein Selbstzweck. Sie soll nach der Bundeshaushaltsordnung in geeigneten Bereichen genutzt werden. Den eingesetzten personellen und finanziellen Ressourcen muss ein angemessener Nutzen gegenüberstehen. Der Bundesrechnungshof erwartet von der Bundesregierung und den Bundesbehörden, dass sie dieser Verpflichtung nachkommen. (Tz. 9)

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