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2020 PM - Veröffentlichungen und Fachinformationen

26.05.2020

 Symbolbild -  Veröffentlichungen

0 Zusammenfassung

Digital Administration and Cyber SecurityDer Bundesrechnungshof hat querschnittlich die Ausgaben für Veröffentlichungen und Fachinformationen (Titel 543 01) bei obersten Bundesbehörden und Bundesoberbehörden geprüft. Dabei hat er im Wesentlichen festgestellt:

0.1
Die geprüften Behörden veröffentlichten eine Vielzahl von Publikationen unterschiedlicher Formate. Häufig fehlte ein entsprechendes Publikationskonzept. Vorhandene Konzepte waren entweder veraltet oder betrachteten nicht alle Aspekte, die für eine Entscheidung hinsichtlich der zu erreichenden Zielgruppen, der Veröffentlichungsart und der Auflagenhöhe erforderlich waren. Eine zielgerichtete und effiziente Steuerung von Veröffentlichungsmaßnahmen war in diesen Fällen kaum möglich. Der Bundesrechnungshof fordert daher, für sämtliche Veröffentlichungsmaßnahmen entsprechende Konzepte zu erstellen. Diese sind regelmäßig auf ihre Aktualität zu prüfen und ggf. anzupassen. (Nummer 2)

0.2
Die geprüften Stellen gaben ihre Publikationen fast ausschließlich unentgeltlich oder zu ermäßigten Preisen ab, ohne dies ausreichend zu begründen und zu dokumentieren. Oftmals war es den Bundesbehörden durch einen Haushaltsvermerk erlaubt, Veröffentlichungen und sonstiges Informationsmaterial gegen ermäßigtes Entgelt oder unentgeltlich an Dritte abzugeben. Hiermit hat der Haushaltsgesetzgeber die Gestaltung der Preise für die Veröffentlichungen in das Ermessen der jeweiligen Behörden gelegt. Um dieses Ermessen ausüben zu können, sind zunächst für jede Publikation die Vollkosten zu ermitteln. Anschließend ist in jedem Einzelfall die Entgeltermäßigung oder der komplette Entgeltvericht nachvollziehbar dem Grunde und der Höhe nach zu dokumentieren. (Nummer 3)

0.3
Die geprüften Stellen stellten nahezu alle Publikationen in digitaler Form über das Internet zur Verfügung. In vielen Fällen boten sie diese zusätzlich in gedruckter Form an. Die Behörden untersuchten und dokumentierten in der Regel nicht, ob die Gestaltung des Medienmix für die einzelnen Publikationen sinnvoll und wirtschaftlich war. Durch die doppelten Vertriebswege haben sie möglicherweise unnötige Kosten verursacht. Der Bundesrechnungshof hält es für unerlässlich, in jedem Einzelfall vor einer Veröffentlichung mit einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in der Planungsphase sowie in angemessenen Zeitabständen mit einer begleitenden Erfolgskontrolle zu untersuchen, ob und in welcher Form eine Publikation (weiterhin) wirtschaftlich ist. Die Untersuchung sowie die anschließende Entscheidung sind zu dokumentieren. (Nummer 4.1)

0.4
Bei der Erstellung ihrer Publikationen vergaben die geprüften Stellen im Allgemeinen verschiedene Aufgaben an externe Dienstleister. Einen Teil der Aufgaben erbrachten sie in der Regel in Eigenleistung. Die Behörden untersuchten nicht, welche Form der Aufgabenerledigung im Einzelfall wirtschaftlich war. Der Bundesrechnungshof erwartet, dass Entscheidungen zur Eigenleistung oder Fremdvergabe von Leistungen entsprechende Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen vorausgehen. Hierbei sind alle grundsätzlich in Frage kommenden Handlungsalternativen mit ihren finanziellen Auswirkungen zu betrachten. Zudem ist in angemessenen Zeitabständen zu untersuchen, ob die gewählte Form der Aufgabenerledigung nach wie vor wirtschaftlich ist. (Nummer 4.2)

0.5
Eine Behörde entschloss sich vor einer geplanten Neuausschreibung von Verlagsleistungen, den Markt hinsichtlich geeigneter Bewerber zu erkunden. Sie definierte die Anforderungen an die zu erbringende Leistung überwiegend anhand von besonderen Kompetenzen und Alleinstellungsmerkmalen des aktuellen Vertragspartners. Der Bundesrechnungshof sieht in der Vorgehensweise der Behörde eine unzulässige Einschränkung des Wettbewerbs und einen Verstoß gegen das Diskriminierungsverbot des Vergaberechts. (Nummer 5.1)

0.6
Die geprüften Behörden vergaben teilweise Leistungen im Wege der Freihändigen Vergabe, ohne dass die vergaberechtlichen Ausnahmetatbestände hierzu erfüllt waren. Mit ihrem Vorgehen entzogen sie die zu erbringenden Leistungen, teilweise über einen erheblichen Zeitraum, dem Wettbewerb und verstießen gegen grundlegende vergaberechtliche Vorschriften. (Nummer 5.2)

0.7
In einem europaweiten Vergabeverfahren zur Herstellung amtlicher Publikationen vermischte eine geprüfte Stelle bei den Leistungsanforderungen die Eignungs- und Zuschlagskriterien. Nach der Rüge eines unterlegenen Bieters entschloss sich die Behörde aufgrund der geringen Erfolgsaussichten in einem möglichen Nachprüfungsverfahren, das Vergabeverfahren in den Zeitpunkt vor Versendung der Vergabeunterlagen zurück zu versetzen. Dies führte zu erheblichen Mehrkosten, da die günstigeren Bedingungen des neuen Vertrags erst später in Anspruch genommen werden konnten. Der Bundesrechnungshof weist darauf hin, dass die Eignungsprüfung grundsätzlich von der Angebotswertung zu trennen ist. (Nummer 5.3)

0.8
Nicht immer waren Beschaffungsvorgänge hinreichend dokumentiert. In diesen Fällen konnten die Behörden nicht zweifelsfrei nachweisen, dass sie das Vergaberecht sowie die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet haben. Der Bundesrechnungshof erwartet, dass Behörden bei sämtlichen Vergabeverfahren die Wahl der Vergabeart sowie den Ablauf des Verfahrens mit allen Entscheidungen transparent und nachvollziehbar dokumentieren. (Nummer 5.4)

0.9
Die wechselseitigen Verpflichtungen zwischen den Vertragspartnern waren nicht in allen Fällen hinreichend eindeutig oder vollständig geregelt. Dies kann zu Missverständnissen und Konflikten führen, welche möglicherweise gerichtlich geklärt werden müssen. In der Regel ergeben sich hieraus ein erhöhter Arbeitsaufwand sowie vermeidbare Kosten. Der Bundesrechnungshof empfiehlt, Vertragsverhältnisse eindeutig und detailliert zu regeln. Hierbei ist insbesondere auf eine fehlerfreie und lückenlose Vertragsgestaltung zu achten, die sämtliche Rechte und Pflichten der Vertragspartner berücksichtigt. (Nummer 6)

0.10
Eine Behörde akzeptierte, dass der beauftragte Verlag die Jahresabrechnungen verkaufter Publikationen unübersichtlich erstellte. Dies erschwerte die Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Der Bundesrechnungshof erwartet, dass Behörden die Abrechnungen externer Dienstleister angemessen prüfen. Hierzu sind vom Auftragnehmer geeignete Belege einzufordern.

Eine andere Behörde schloss mit einem Dienstleister eine Rahmenvereinbarung über die Herstellung, Lagerung und abrufbedingte Lieferung von 85 000 Heften. Hierbei verpflichtete sie sich, nach Lieferung der ersten 10 000 Exemplare den Preis für 42 500 Hefte zu zahlen. Da sie sich vor der Zahlung nicht vergewisserte, ob der Vertragspartner die in Rechnung gestellte Menge tatsächlich bereits produziert hatte, konnte sie eine unzulässige Vorleistung nicht ausschließen. Der Bundesrechnungshof weist darauf hin, dass Zahlungen grundsätzlich erst dann zu leisten sind, nachdem der Auftragnehmer die Leistung erbracht hat. Hiervon darf nur in begründeten Ausnahmefällen abgewichen werden. (Nummer 7.1)

0.11
Eine geprüfte Stelle akzeptierte die Preiserhöhung eines Vertragspartners, ohne dass dieser die gestiegenen Materialkosten und deren Auswirkungen auf die Preisgestaltung nachgewiesen hatte. In der Folge konnte sie nicht feststellen, ob die Preisanpassung in der geforderten Höhe gerechtfertigt war. Preiserhöhungen sind nur dann zu akzeptieren, wenn die vertraglichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. In diesen Fällen ist immer eine nachvollziehbare Berechnung der Preisanpassung zu verlangen. (Nummer 7.2)

0.12
Bei zwei Behörden liefen Verträge über Verlagsleistungen über einen sehr langen Zeitraum (in einem Fall nahezu 60 Jahre). Bei langen Vertragslaufzeiten ist nicht auszuschließen, dass ehemals vereinbarte Konditionen, z. B. aufgrund des technischen Fortschritts, nicht mehr wirtschaftlich sind. Darüber hinaus wird ein sogenanntes „Hoflieferantentum“ gefördert. Der Bundesrechnungshof erwartet, dass Behörden die Laufzeit von Dienstleistungsverträgen, entsprechend den vergaberechtlichen Regelungen für Rahmenverträge, angemessen befristen. (Nummer 7.3)

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