22.01.2020  |   pruefungsmitteilung

Digitalisierungsprogramm/Portalverbund; Teil 1 – Digitalisierungsprogramm und Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes

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0 Zusammenfassung

0.1
Der Bundesrechnungshof prüfte beim Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) die Umsetzung des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG). Die vorliegende Teilprüfungsmitteilung umfasst die Feststellungen bei der Prüfung des Digitalisierungsprogramms. Die hierfür erhobenen Sachverhalte spiegeln den Sachstand zum 15. Juli 2019 wieder. Weitere Feststellungen insbesondere zum Portalverbund und zum Bundesportal mit Nutzerkonto behandelt der Bundesrechnungshof in einer zweiten Teilprüfungsmitteilung.

0.2
Das BMI stellte der Bundesverwaltung eine Online-Version des OZG-Umsetzungskatalogs zur Verfügung. Danach sind nur rund die Hälfte der OZG-Leistungen priorisiert. Ihm fehlt damit ein umfassender Überblick, in welcher zeitlichen Abfolge die OZG-Leistungen letztlich umzusetzen sind. Das BMI strebt hierfür (auf nationaler Ebene) an, dass Bürgerinnen und Bürger neben einer Online-Antragstellung digitale (Antrags-) Unterlagen einreichen können und digitale Bescheide über einen sogenannten elektronischen „Rückkanal“ erhalten. Dies trägt den Anforderungen der Verordnung der Europäischen Union (EU) zur Errichtung eines zentralen digitalen Zugangstors (Single-Digital-Gateway – SDG) nicht ausreichend Rechnung. Hiernach sind 21 Verwaltungsleistungen vollständig digital umzusetzen. Das heißt, Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen müssen ihre Daten nach dem „Once-Only-Prinzip“ nur noch einmal erfassen. Die damit vorliegenden Antragsdaten müssen anschließend innerhalb der Verwaltung ausgetauscht werden können. Eine Online-Bereitstellung von OZG-Leistungen ohne das „Once-Only-Prinzip“ dürfte die Erwartungen von Bürgerinnen und Bürgern nicht decken und letztlich zu keiner nennenswerten Akzeptanzsteigerung führen.

Das BMI sollte die Priorisierung der OZG-Leistungen zeitnah abschließen und dies in seine Gesamtplanung einfließen lassen. Die in der Verordnung der EU zum SDG genannten 21 Verwaltungsleistungen sollten - entsprechend den dortigen Vorgaben – vollumfänglich digital abgewickelt werden können. Zur Akzeptanzsteigerung bei Bürgerinnen und Bürgern sollte das BMI dieses Ziel mittelfristig auch bei den übrigen OZG-Leistungen anstreben.

Das BMI erklärte, dass seine auf nationaler Ebene geplanten Maßnahmen den Anforderungen der Verordnung der EU zum SDG nach einer vollständigen Online-Bereitstellung der 21 grundlegenden Verwaltungsleistungen genügen. Zudem wies es darauf hin, dass das „Once-Only-Prinzip“ frühestens zum Jahr 2023 umzusetzen sei. Von der EU geförderte Pilotprojekte, an denen man sich beteiligen könne, böten die Chance, dieses Ziel zu erreichen.

Die bisher für die Umsetzung des OZG vereinbarten Ziele reichen nicht aus, um die in der Verordnung der EU zum SDG geforderte vollständige digitale Umsetzung von 21 Verwaltungsleistungen zu erreichen. Das dafür nötige „Once-Only-Prinzip“ ließe sich bei komplexen Verwaltungsprozessen durch aufwendige Softwareentwicklungsprojekte realisieren. Die Prüfungserfahrungen des Bundesrechnungshofes zeigen, dass solche Projekte sich fast immer verzögern. Das Ziel, das „Once-Only-Prinzip“ zumindest für die in der Verordnung der EU zum SDG genannten 21 Verwaltungsleistungen bis zum Jahr 2023 realisieren zu wollen, ist daher vermutlich nicht erreichbar. (Tz. 2)

0.3
Die zum SDG gehörenden „bedeutsamen“ Verwaltungsleistungen sind im OZG-Umsetzungskatalog zum Teil noch nicht erfasst und zum Teil nicht hoch priorisiert. Es besteht das Risiko, dass stattdessen andere, derzeit höher priorisierte Leistungen vorrangig realisiert werden. Die in der Verordnung der EU zum SDG aufgeführten Verwaltungsleistungen würden damit nicht rechtzeitig umgesetzt werden. Sie sollten insgesamt so hoch priorisiert werden, dass eine rechtzeitige Umsetzung gewährleistet ist.

Das BMI wies darauf hin, dass Bund und Länder bei der Umsetzung des OZG die Anforderungen der Verordnung der EU zum SDG berücksichtigten. Die Länder seien von Beginn an in den Umsetzungsprozess eingebunden und entsprechend sensibilisiert. (Tz. 3)

0.4
Die nach einer digitalen Antragstellung in den Fachverfahren ablaufenden Verwaltungsprozesse werden im Digitalisierungsprogramm Bund nicht hinreichend betrachtet. Diese bereitzustellen und bei Bedarf zu optimieren, liegt ausschließlich in der Verantwortung der jeweiligen Ministerien und Behörden.

Im föderalen Digitalisierungsprogramm werden die umzusetzenden Verwaltungsleistungen in sogenannten Themenfeldlaboren analysiert, priorisiert und in ersten Konzepten entwickelt. Für die insgesamt 14 Themenfeldlabore zeichnen jeweils ein Bundesministerium und mindestens ein Land verantwortlich. Bei zwei Themenfeldern ist dies noch nicht geschehen. Dies betrifft insgesamt 93 OZG-Leistungen, die somit noch nicht priorisiert sind.

Die für Fachverfahren jeweils zuständigen Ministerien und Behörden sollten durch das übergreifende Programmmanagement angehalten werden, interne Verwaltungsprozesse zu optimieren.

Der Bundesrechnungshof hat empfohlen, die in Themenfeldlaboren bisher noch nicht betrachteten 93 OZG-Leistungen zeitnah zu priorisieren. Die Ergebnisse sollten anschließend in die konkrete Umsetzungsplanung einfließen.

Das BMI erklärte, die Federführung in allen Themenfeldern festgelegt und die entsprechenden Maßnahmen priorisiert zu haben. Es wies darauf hin, dass die Umsetzung des OZG lediglich darauf abziele, die 575 Verwaltungsverfahren zugänglich zu machen. Die hierdurch nicht erfasste Optimierung verwaltungsinterner Strukturen und Prozesse werde gleichwohl „implizit“ angestrebt.

Zwar ist das BMI unserer Empfehlung nachgekommen, und hat nunmehr die Federführung aller Themenfelder geklärt. Jedoch gilt dies nicht für die Priorisierung aller OZG-Leistungen. Hier ist ein Themenfeld noch unbearbeitet. Das BMI sollte dafür sorgen, dass die in dieses Themenfeld fallenden OZG-Leistungen zeitnah priorisiert und deren Umsetzung im Anschluss konkret geplant wird.

Um die im OZG gesetzten Ziele zu erreichen, sind insgesamt 575 OZG-Leistungen online verfügbar zu machen. Die Nutzer erwarten dabei, dass sie ihre Verwaltungsanliegen künftig komfortabel und einfach erledigen können. Die nötige Akzeptanz ließe sich insbesondere dadurch erreichen, dass Verwaltungsleistungen möglichst vollständig digital abgewickelt werden. Dies setzt voraus, dass auch die in den Fachverfahren ablaufenden Verwaltungsprozesse optimiert und digitalisiert sind. Dies nur „implizit“ anzustreben, hält der Bundesrechnungshof für nicht ausreichend. (Tz. 4)